10 EFEKTĪVU SAPULČU GALVENIE ELEMENTI, LAI IZVAIRĪTOS NO LAIKA TĒRĒŠANAS

Efektīvas sanāksmes ir viens no problēmu apspriešanas un risināšanas veidiem ne tikai uzņēmumā, bet jebkurā organizācijā. Vai tas būtu priekšnieks vai darbinieki, ikviens var dot savu ieguldījumu un runāt.

Lai gan sanāksmes ir nepieciešami produktivitātes rīki, dažas sanāksmes vienkārši neizdodas un galu galā tērē ikviena cilvēku laiku un enerģiju.

Efektīvas un efektīvas sanāksmes rīkošanai ir vienkāršotas metodes un elementi, no kuriem 10 tiks prezentēti šeit.

1. Definējiet sapulces skaidru mērķi

Pirms aicināt uz sapulci, vispirms jājautā:

Kāpēc un priekš kam?

Sapulce būs efektīva tikai tad, ja tās mērķis un mērķi būs skaidri, neatkarīgi no tā, vai tas atrisina strīdu starp darbiniekiem vai apspriež uzņēmuma krīzi. Tas ietver arī noteikta rezultāta sasniegšanu, un šis rezultāts, visticamāk, ir saistīts ar mērķi.

Pirms uzaicinājumu nosūtīšanas iesaistītajiem cilvēkiem ir jāplāno skaidrs mērķis. Pārliecinieties, ka precīzi zināt, kāpēc tiekaties, un cerēto rezultātu.

2. Uzaiciniet tikai nepieciešamos cilvēkus

Ja sapulces dalībniekiem ir tikai nepieciešamie cilvēki, tas ir vēl viens solis ceļā uz efektīvu sanāksmi.Reklāma

Vai sanāksmes mērķim ir kāds sakars ar uzņēmuma tīkla drošību? Uzaiciniet IT nodaļas vadītāju.

Vai sanāksmes mērķim ir kāds sakars ar uzņēmuma nākotni? Uzaiciniet savu priekšnieku un iesaistītos darbiniekus.

Sanāksmē vajadzētu apmeklēt tikai tos cilvēkus, kuri ir tieši saistīti ar paredzamo iznākumu.Tādā veidā jūs netērēsiet citu cilvēku laiku un produktivitāti. Tas arī saglabās pēc iespējas zemāku skaitu, kas nozīmē mazāk pārtraukumu un traucējumu.

3. Apstipriniet galīgo grafiku

Kad strādājat, lai vadītu efektīvas sanāksmes, izveidojiet sapulces darba kārtību. Tajā jāietver darbības vienumi, norises vieta, sākuma un beigu laiks, kā arī iesaistītie cilvēki. Pēc tam nosūtiet memorandu nepieciešamajām personām pa e-pastu vai novietojiet to uz viņu galda.

Negaidiet cilvēkus, kuri kavējas, un pārliecinieties, ka sapulce notiek sākas laikā .Sākumā tas var nebūt viegli, it īpaši, ja esat iecietīgs. Bet jūs sapratīsit, ka tas ir svarīgi ne tikai jums, bet arī citiem cilvēkiem.

Cilvēkiem sanāksme būs ērtāka, ja darba kārtība tiks nolikta viņu priekšā. Tas arī mazinās triviālus jautājumus, piemēram, nevajadzīgus ievadus vai nejaušu jautājumu ievietošanu.

4 . Izveidojiet noteikumu pret viedtālruņiem vai planšetdatoriem

Ir grūti konkurēt par cilvēku uzmanību, it īpaši, ja viņi lieto savu tālruni vai planšetdatoru.

Daudzuzdevumu veikšana jau pati par sevi ir problemātiska lieta, taču tā ir sliktāka, ja jums ir jākonkurē ar ierīcēm, kas īpaši izstrādātas, lai piesaistītu cilvēku uzmanību. Pētījumi rāda, ka daudzuzdevumu veikšana starp dažādiem medijiem rada sliktāku informācijas apstrādi un zemāku veiktspēju un produktivitāti.Reklāma

Vienā pētījumā rezultāti parādīja, ka multimediju daudzuzdevumu veicēji ir vairāk pakļauti iejaukšanās no neatbilstošiem vides stimuliem un neatbilstošiem attēlojumiem atmiņā^[1].

Lai nodrošinātu, ka tikšanās apmeklētāji koncentrēsies uz darba kārtību, aizliedziet viedtālruņu un planšetdatoru lietošanu, lai katrs dalībnieks koncentrētos uz veicamo uzdevumu.

5. Piešķiriet moderatoru

Kaut arī jūs esat tas, kurš plāno sapulci, tas nenozīmē, ka jūs esat arī moderators.

Jums vajadzētu padomāt, vai esat vispiemērotākā persona sapulces moderēšanai vai arī kāds cits to varētu izdarīt labāk. Tas, iespējams, būs atkarīgs no tēmas. Ja jums šķiet, ka tas vislabāk ir produktivitāte, nevilcinieties būt par kvalificētiem cilvēkiem par moderatoru^[2].

Protams, moderatoram jābūt kādam, kurš zina, kā vadīt efektīvas sanāksmes. Moderatoram vajadzētu darboties arī kā laika skaitītājam un skatīties pareizu sanāksmes gaitu, pārliecinoties, ka darba kārtība ir pareizā virzienā. Iespējams, ka tikšanās būs veiksmīgāka šādā veidā.

6. Sanāk mazāk, labāk

Tā vietā, lai izsauktu sapulci katru reizi, kad uzņēmumā rodas kāda problēma vai strīds, atrodiet citus veidus, kā šīs problēmas atrisināt.

Sapulcēm ir daudz alternatīvu, kas ir efektīvākas un neoptimālākas. E-pasta nosūtīšana vai saruna ar atbildīgajiem cilvēkiem ir tikai daži no veidiem, kā jūs varat atteikties no sapulcēm.

Šajā rakstā varat atrast vairāk ideju par sanāksmju alternatīvām.Reklāma

Ja jūs sasauksit pēc iespējas mazāk sanāksmju, dalībnieki būs vairāk entuziastiski par apmeklēšanu. Jums jānodrošina sapulču kvalitāte, un to varat izdarīt, izvairoties no nevajadzīgām.

7. Atdaliet ēšanas laiku no sapulces laika

Darot citas lietas sapulces laikā, mazināsies ikviena uzmanība, un tas ietver ēšanu. Tā var būt laba ideja pasludināt ēšanas laiku no trīsdesmit minūtēm līdz stundai pirms sanāksmes laika. Tas nodrošinās, ka sapulces laikā cilvēki neēdīs ēdienus, kas pēc tam novērsīs turpmāku traucējumu novēršanu.

Ēšanas laikā vai ēšanas laikā visi var ēst un sarunāties. Bet tikšanās laikā visiem vajadzētu koncentrēties uz pašreizējo darba kārtību un kopīgi domāt.

Tādā veidā jūs varat sekot savam plānam, veltīt uzmanību sapulces mērķa sasniegšanai un gudri pārvaldīt savu laiku.

8. Pārskatiet sapulces lēmumus

Sanāksmes pēdējās piecās līdz desmit minūtēs iepazīstieties ar visiem pieņemtajiem lēmumiem un veiktajām darbībām. Pirms visi aiziet, ir jāpanāk skaidra sapratne starp dalībniekiem un sapulces mērķi. Tas nodrošina, ka visiem tiek apmierināti viņu jautājumi un viņu ieguldījums.

Tas piedāvā arī iespēju ikvienam izteikt galīgas šaubas vai jautājumus vai dalīties ar informāciju, kas attiecas uz lēmumiem, kas ir vissvarīgākais efektīvām sanāksmēm.

Moderatoram pirms sanāksmes beigām ir jānovērš visas domstarpības starp dalībniekiem, un viņiem jānodrošina kodolīgi viņu problēmu risinājumi. Ir svarīgi, lai visi uztvertu sanāksmē apspriesto.

9. Nosūtiet katram dalībniekam papildu piezīmi

Vājākā tinte ir jaudīgāka nekā spēcīgākā atmiņa. -Ķīniešu sakāmvārds

Katram dalībniekam ārpus sapulces ir savas problēmas. Tāpēc daži cilvēki bieži aizmirst dažas lietas, pat ja tās ir svarīgas. Lai cilvēki atcerētos sapulcē apspriesto, nosūtiet papildu piezīmi pa e-pastu vai atstājiet to uz sava galda.

Tam vajadzētu būt īsam un jaukam, aptverot apspriesto un izdarītos secinājumus. Tas var ietvert arī ātru paldies par viņu dalību.

10. Nosūtiet novērtējuma lapu

Mums jāatzīst, ka ne visiem patīk tikšanās ideja. Attiecībā uz šiem cilvēkiem mums jāatrod veidi, kā nodrošināt viņu ērtību ikreiz, kad viņi tiek iekļauti sapulcē.

Daži no viņiem nepateiks, kādas ir problēmas, ja tām tiek uzdots tieši, tāpēc novērtējuma lapa ir ērts rīks, lai saņemtu viņu atsauksmes.

Apskatiet šo rakstu, lai iegūtu vairāk informācijas par to, kāpēc atsauksmes ir tik svarīgas.

Pārbaudiet dalībnieku atsauksmes, iekļaujiet dalībnieku pieprasījumus nākamajā sanāksmē un mainiet visus procesus, kas rada diskomfortu.Lai vadītu efektīvas sanāksmes, ir svarīgi nodrošināt, lai cilvēki justos ērti.

Pēdējās domas

Sanāksmes ir svarīgas, taču tas nenozīmē, ka tās vienmēr ir produktīvas. Pirms sagaidāt, ka viss noritēs gludi, vispirms ir svarīgi iemācīties vadīt veiksmīgas sanāksmes.

Atcerieties, ka efektīva tikšanās ir process, kurā jāsadarbojas visiem.Reklāma

Šie 10 vienkāršie padomi par efektīvu sapulču rīkošanu noteikti palīdzēs jums kļūt par labāku vadītāju un komandas biedru. Tagad turpiniet un iekļaujiet šos padomus ikdienas sapulces rutīnā un ļaujiet produktivitātei plūst.