Cik daudz laika jūs pavadāt, pārvaldot savus e-pastus katru dienu? Stunda? 30 minūtes? Dažas stundas? Varbūt pusi dienas?

Lai gan e-pasts ir paredzēts komunikācijas atvieglošanai, man ir aizdomas, ka tas dažkārt kļūst par neproduktīvu rīku, jo mēs tērējam tik daudz laika, lai pārvaldītu jūsu e-pastus! Piemēram, padomājiet par šiem gadījumiem:

• Vai jūs dažreiz turpināt noklikšķināt uz iesūtni, kaut arī jūs to pārbaudījāt tikai pirms 5 minūtēm?
• Vai jūs katru dienu tērējat daudz laika savu e-pastu pārvaldībai, piemēram, meklējot iepriekšējos pastus, kārtojot, kārtojot un dzēšot vecās vēstules?
• Vai jūs bieži e-pastus nosakāt par savu galveno prioritāti, nevis faktiski paveicat lietas?
• Vai ir dienas, kurās vairāk laika pavadāt iesūtnē, nekā veicot pienācīgu darbu?

Dienas beigās e-pasts ir tikai rīks, lai jūs varētu paveikt savus uzdevumus. Tālāk ir sniegti 11 padomi, kā uzlabot e-pasta pārvaldību.

1. Apstrādājiet pastu vienu reizi dienā

Pat ja es vairākas reizes dienā pārbaudu savu pastu, lai tikai būtu lokā (ja notiek kaut kas dīvains, piemēram, mana vietne iet uz leju vai ja ir steidzams pieprasījums), es tos neapstrādāju uzreiz. Es to daru tikai vienu reizi dienā, vai nu dienas sākumā, vai vakaros.

E-pasta ziņojumu apstrādei atvēliet ikdienas laika joslu. Ja nepabeidzat laika intervālu, turpiniet nākamo dienu. Piešķiriet prioritāti svarīgākajām un atlaidiet pārējo. (Skatīt # 2).

Ja atrodaties darba līmenī un saņemat daudz laika ziņā nozīmīgu e-pastu, jūs joprojām varat to izmantot praksē. Punkts nav ļaut e-pastam darboties visā dzīvē. Atcerieties, ka tas ir rīks, kas palīdz jums veikt savu darbu, nevis pašu darbu.Reklāma

2. Prioritāte par 20% e-pastu; Atlikt 80%

Ne visi e-pasta ziņojumi ir vienādi. ES mīlu 80/20 noteikums jo tas attiecas uz katru mūsu dzīves jomu. Ieskaitot e-pastus. 80/20 noteikums ir ideja, ka 20% izejvielu jebkurā situācijā ir atbildīgas par 80% izejas. Tādējādi, lai mēs būtu efektīvi, mums jākoncentrējas uz 20% izejvielām, kas rada 80% izejas. Tāpat mums vajadzētu koncentrēties uz 20% augstas vērtības e-pastiem, kas nodrošina maksimālu izvadi.

Mani 20% e-pasta ziņojumi ir tie, kas man dod nākamo izrāvienu manā darbā. Tie var būt plašsaziņas līdzekļu pieprasījumi, interviju vietas, sadarbības iespējas, biznesa vadība, runāšanas iespējas un citas lietas, kas ved uz maniem 20% biznesa mērķiem. Manos 20% e-pasta ziņojumos ir arī cilvēki, kuri ir ieguldījuši ieguldījumus manā darbā, piemēram, mans 1-1 koučinga klienti , uzstāšanās un lasītāji, kuri iegādājās manus kursus un produktus. Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, šeit ietilpst arī sarakste ar maniem labajiem draugiem. Viss pārējais nonāk 80% pastā.

Attiecībā uz 20% e-pastu es viņiem piešķiru ievērojamu prioritāti. Es viņiem parasti atbildu nekavējoties (it īpaši, ja viņi atbilst 1 minūtes likumam # 9); ja nē, es pie viņiem nokļūšu pēc 1–3 dienām. Attiecībā uz 80% pastu man ir vajadzīgs ilgāks laiks, lai atbildētu, dažkārt pat neatbildot (sk. 4. punktu).

3. Ir mape Atbildēt līdz XX dienai

Iesniedziet e-pastu, uz kuru nepieciešama jūsu atbilde, mapē Atbildēt pēc XX dienas, kur XX ir nedēļas diena. Es katru nedēļu atvēlēju 3 dienas, lai atbildētu uz e-pastiem - otrdien, ceturtdien un sestdien. Tādā veidā mani nespiež nekavējoties atbildēt, kad saņemu pastu. Es to izlasīju, garīgi to atzinu un pārdomāju, līdz pienāk laiks atbildēt (vidēji 3–8 dienas no pasta saņemšanas).

4. Saprotiet, ka jums nav jāatbild uz katru pastu

Neskatoties uz jūsu domām, jums nav jāatbild uz katru pastu. Dažreiz atbildi pēc noteiktā laika perioda arī nevar uzskatīt par atbildi.

Es saņemu lielu lasītāju pasta apjomu, un kādu laiku es mēdzu atbildēt uz katru ienākošo pastu. Tas man neko nedeva. Es pavadītu visu dienu, vienkārši atbildot uz pastu, un līdz dienas beigām mani iztukšotu, nespējot paveikt reālu darbu. Interesanti, ka gandrīz visas vēstules, uz kurām es atbildu, nekad nesaņemu nekādu atbildi uz atbildi (pat ne apstiprinājumu vai paldies), pat tad, kad es izlieku papildu jautājumus, lai viņiem vēl vairāk palīdzētu. Man ir aizdomas, ka pusi no pasta sūtījumiem neizlasa, bet otra puse ir sūtījumi, kurus cilvēki sūta impulsā, un atbildēm nav nozīmes. Katrā ziņā esmu sapratis, ka ir daudz efektīvāk laiku izmantot lielākas vērtības uzdevumiem, piemēram, strādāt ar augstas vērtības un satura bagātiem produktiem, atbalstīt savus 1–1 koučinga klientus, jaunus projektus un rakstīt jaunus rakstus.Reklāma

Neuztraucieties pārāk daudz par atbildi uz katru pastu. Atbildiet, ja tas palīdz, bet, ja atbildes izmaksas neatsver ieguvumus, tad varbūt nav vērts par to uztraukties. Vienkārši ļaujiet tam būt, un laika gaitā lietas sakārtosies pašas.

5. Ja bieži sūtāt līdzīgas atbildes, izveidojiet veidņu atbildes

Pārskatot nosūtīto mapi, iespējams, atradīsit tendenci lietās, uz kurām atbildat. E-pastu, ko saņemu savā vietnē, parasti var klasificēt vienā no nedaudzajām kategorijām (1) atsauksmes / pateicības pasts (2) 1-1 apmācība (3) pieprasījumi par grāmatu / produktu pārskatīšanu (4) runas pieprasījumi (5) citi . Attiecībā uz 1. un 2. punktu es izmantoju iepriekš uzrakstītas veidnes, kuras izmantoju savās atbildēs. Atbildot, es tos attiecīgi pielāgotu, lai tie atbilstu sākotnējā pasta vajadzībām. Tas man ietaupīja ļoti daudz laika, salīdzinot ar iepriekšējiem laikiem, kad es rakstīju e-pastus no nulles.

6. Lasiet tikai attiecīgos e-pastus

Es abonēju vairākus biļetenus - piemēram, par piemērotību, pašpalīdzību, emuāru veidošanu un uzņēmējdarbību, bet es neizlasīju visus viņu sūtītos e-pastus. Es tos arī neizdzēstu, jo zinu, ka viņiem ir vērtīga informācija. Tā vietā es iestatīju gmail tos automātiski arhivēt dažādās etiķetēs (mapēs). Emuāru vēstules tiek arhivētas emuāru mapē, fitnesa vēstules tiek arhivētas veselības un fitnesa mapē utt. Pašlaik man ir apmēram 30 mapes. Es tos lasu tikai tad, kad vēlos iegūt vairāk informācijas par šo tēmu.

Jums nav jālasa katrs ienākošais e-pasts. Izvēlieties un atlasiet to, kas jums ir piemērots.

7. Strukturējiet pastus kategorijās

Mapes (vai etiķetes, ja izmantojat gmail) ir domātas, lai palīdzētu jums kārtot vēstules.

Pirmkārt, izmantojiet savai darbībai atbilstošu nosaukumu sistēmu. Ja tagad jūsu lielākās prioritātes ir, piemēram, (1) grāmatas rakstīšana un (2) svara zaudēšana, nosauciet mapes kā tādas.Reklāma

Otrkārt, izmantojiet hierarhijas struktūru. pirmā līmeņa mapes ir paredzētas lielajām kategorijām, un otrā līmeņa mapes ir paredzētas apakškategorijām utt. Piemēram, man kā pirmā līmeņa mape ir Administrēšana, kā otrā līmeņa mapes - Dublēšana, Grāmatvedība, Konti utt. Ja nepieciešams, man ir trešā līmeņa mapes, lai tās tālāk segmentētu. Gmail ir pievienojumprogramma, kas ļauj izmantot dažādas līmeņa iezīmes (Iestatījumi> Labs> Nested Labels)

Izmantojot filtrus (# 8), lai automātiski sakārtotu pastu mapēs, rodas brīnumi.

8. Izmantojiet filtrus

Filtri ir rīki, kas palīdz jums kārtot e-pastu automātiski, kad tie nonāk jūsu pastā. Filtram ir nepieciešamas 2 pamatlietas - (1) termins, uz kuru jāpievērš uzmanība (2) Darbība, kas jāpiemēro, ja termins ir saskaņots. Pašlaik manā gmail ir iestatīti apmēram 20 dažādi filtri dažādām e-pasta adresēm, priekšmetu nosaukumiem, pamattekstam un kas ne. Atkarībā no filtra, pasts tiks automātiski sakārtots attiecīgajā mapē / arhivēts. Tas samazina administratīvo darbību apjomu, kas man jāveic.

Lūk, mana video apmācība, kurā es dalos ar to, kā es iestatīju savus e-pasta filtrus, lai iesūtnē būtu nulle: 3 vienkārši padomi, kā sasniegt iesūtnes nulli, izmantojot e-pasta filtrus [Video apmācība]

9. Atbildot, izmantojiet 1 minūtes likumu

Ja atbilde aizņem 1 minūti, nekavējoties atbildiet uz to un arhivējiet to. Neļaujiet tam ilgi sēdēt jūsu pastkastītē. Tas prasīs vēl vairāk pūļu, ļaujot tam lidināties ap prātu un pastāvīgi atgādinot, ka jums ir jāatbild. Vienkārši pārliecinieties, ka atbildot, ievērojiet 1 minūtes laika periodu, lai tas neaizņemtu vairāk laika nekā nepieciešams. Tas man palīdz īsā laikā iztīrīt lielu pasta partiju.

10. Nosakiet iesūtnē pavadītā laika ierobežojumu

Pārsniedzot 1 minūtes likumu, ierobežojiet kopējo laiku, ko pavadāt iesūtnē. Nākamreiz, kad pārbaudīsit savu e-pastu, laiks pats . Uzziniet, cik ilgi jūs apstrādājat, lasāt, atbildat un kārtojat pa pastu. Tad pajautājiet sev, cik daudz šī laika ir labi pavadīts. Izredzes ir, ka lielākajai daļai tam nav nekāda mērķa.Reklāma

Reizēm jūs saņemsiet satraucoši garus e-pasta ziņojumus. Pārskatiet šos e-pasta ziņojumus, pārbaudiet, vai jums ir kaut kas atbilstošs, pēc tam tos attiecīgi apstrādājiet. Ja nepieciešams, atbildiet (un izmantojiet 1 minūtes likumu); arhivējiet to, ja neplānojat atbildēt. Ja jūs gatavojaties atbildēt, nejūtiet vajadzību atgriezties ar garu pastu tikai tāpēc, ka persona ir uzrakstījusi garu pastu. Pēdējā lieta, ko vēlaties, ir eseju apmaiņa pa e-pastu, kuras dēļ jūs netīšām nonāksiet e-pasta melnajā caurumā. Piesakieties savā iesūtnē, dariet to, kas jums jādara, un izejiet tūlīt pēc tam.

11. (nežēlīgi) atteikties no lietām, kuras nelasāt

Apmeklējot tīmekli, jūs, iespējams, reģistrējaties taisnīgai jaunumu un plūsmu daļai pēc impulsa, par kuru jūs pēc tam zaudējat interesi. Ja konstatējat, ka atkārtoti izdzēšat pastu no abonementiem, jums tas nekavējoties jāpārtrauc.

Iegūstiet šī raksta manifesta versiju: [Manifests] 11 padomi efektīvai e-pasta pārvaldībai

Sākotnējais raksts: 11 vienkārši padomi efektīvai e-pasta pārvaldībai | Personīgā izcilība

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: Uzņēmēja, izmantojot shutterstock.com, uzzīmē e-pasta aploksni