15 LABĀKIE ORGANIZĒŠANAS PADOMI BIROJA ORGANIZĒŠANAI UN LABĀKA DARBA VEIKŠANAI

Jūs domājat, ka jums nav laika biroja organizēšanai, bet, ja jūs patiešām zinātu, cik daudz laika šī neorganizācija jums izmaksā, jūs pārdomātu.

Pāļu pārkārtošana un pārvietošana laiku pa laikam netiek skaitīta. Tāpat nenotīra jūsu galds, ja jūs slaucāt putru atkritumu tvertnē vai galda atvilktnē.

Salīdzinoši kārtīgas un sakārtotas biroja telpas atbrīvo ceļu no augstākas produktivitātes un mazāk izšķērdēta laika.

Biroja organizēšanai nav nepieciešamas vairākas dienas, to var izdarīt pa vienam. Faktiski organizēta biroja uzturēšana ir daudz efektīvāka, ja jūs pret to izturaties kā pret notiekošu projektu, nevis masveida uzbrukumu.

Tātad, ja esat gatavs sākt darbu, šie organizēšanas padomi palīdzēs pārveidot biroju par efektīvu darbvietu.

1. Notīriet savu biroju

Nepārtrauciet, iztukšojiet, sasmalciniet, atbrīvojieties no visa, kas jums nav vajadzīgs vai ko vēlaties. Paskaties apkārt. Ko jūs kādu laiku neesat izmantojis?

Paņemiet vienu apgabalu vienlaikus. Ja tas nedarbojas, nosūtiet to remontam vai izmetiet. Ja jūs to neesat lietojis vairākus mēnešus un nevarat iedomāties, kad tas patiešām būs vajadzīgs, tas iet. Tas attiecas uz mēbelēm, aprīkojumu, piederumiem utt.Reklāma

Neaizmirstiet par rokdarbiem, augiem (īstiem vai mākslīgiem) un rotājumiem - ja tie ir pārklāti ar putekļiem un jūsu biroju padara noplucinātu, tie ir godīgi.

2. Vākt un pārdalīt

Savāciet katru priekšmetu, kas nav tur, kur tas pieder, un ielieciet to tur, kur tas ir.

3. Izveidojiet darba zonas

Izlemiet, kāda veida darbība notiek katrā jūsu biroja zonā. Jums, iespējams, būs galvenā darbvieta (visticamāk, jūsu galds), atsauces zona (kartotēka, plaukti, saistvielas) un piegādes zona (skapis, plaukti vai atvilktnes).

Novietojiet atbilstošo aprīkojumu, un izejmateriāli pēc iespējas atrodas pareizajā zonā.

4. Aizvērt tuvumu

Novietojiet pieejamāko aprīkojumu un piederumus, kurus izmantojat visvairāk. Lietas, kuras jūs reti lietojat, var uzglabāt vai nolikt malā.

5. Iegūstiet labu etiķeti

Izvēlieties etiķešu izgatavotāju, kuru ir viegli lietot. Veltiet laiku plauktu, tvertņu, grozu atvilktņu etiķetēšanai. Tas ne tikai atgādinās jums, kur notiek lietas, bet arī palīdzēs citiem, kuriem varētu būt vajadzība kaut ko atrast, izmantot vai ievietot jūsu darbvietā.

6. Pārskatiet savu kartotēku

Pilnībā pārejot uz digitālo laikmetu, ir samazinājusies nepieciešamība uzglabāt papīra failus.Reklāma

Ko jūsu veikals var digitāli? Vai jūs dublējat failus? Iespējams, varēsiet novērst dažus failus un mapes, kuras izmantojāt iepriekš. Ja failus glabājat datorā, pārliecinieties, vai regulāri veicat dublēšanu.

Šeit ir dažas krātuves idejas, lai izveidotu vienmērīgu kartotēku:

Izveidojiet sapulces mapi - Ievietojiet tajā visus apspriežamos priekšmetus kopā ar priekšmetiem, kuri ir jānodod, ziņojumus, kas jāsniedz utt. Tas palīdzēs jums sagatavoties sapulcēm un ietaupīs stresu pat tad, ja sapulce tiek pārvietota uz augšu .
Izveidojiet mapi WOR - Tik daudz mūsu nesakārtoto papīru ir lietas, kuras ir aizturētas, kamēr kāds cits nereaģē vai nerīkojas. Pārrakstiet tos mapē WOR (Waiting on Response). Pārbaudiet to ik pēc dažām dienām, lai uzzinātu par izcilām darbībām, kas jums varētu būt nepieciešamas.
Glabāšanas kastes - Izmantojiet lētas krātuves kastes, lai saglabātu arhivētos failus un izņemtu tos no pašreizējās failu vietas.
Žurnālu kastes - Izmantojiet žurnālu kastes vai stiprinājumus, lai uzglabātu žurnālus un katalogus, kurus patiešām vēlaties uzglabāt. Lūdzu, pārliecinieties, ka tie tiešām ir nepieciešami uzziņai vai izpētei, citādi tos pārstrādājiet vai atdodiet.
Lasīšanas mape - Norādiet failu drukātiem rakstiem un lasāmiem dokumentiem, kas nav steidzami.
Arhivējiet failus - Kad projekts ir pabeigts, salieciet visus materiālus kopā un reģistrējiet tos. Saglabājiet darba mapes notiekošajiem projektiem.
Fails katru nedēļu - Neļaujiet savam kartotēklim uzkrāties. Ievietojiet savus dokumentus mapē To File un visu reizi katru nedēļu.

Uzziniet vairāk padomu par failu sakārtošanu šeit: Kā kārtot failus labākai produktivitātei

7. Notīriet savu galdu

Noņemiet visu, kārtīgi notīriet un ievietojiet atpakaļ tikai tos priekšmetus, kas ir nepieciešami ikdienas lietošanai.

Ja jums ir grūtības noraidīt sīkumus, šī Declutter formula palīdzēs jums izmest lietas, vēlāk nenožēlojot.

8. Sakārtojiet darbvirsmu

Tagad, kad esat pilnveidojis darbvirsmu, ieteicams to organizēt.

Izmantojiet darbvirsmas organizatorus vai konteinerus, lai sakārtotu priekšmetus uz galda. Papīriem izmantojiet paplātes, mazākiem priekšmetiem - traukus.Reklāma

Neaizmirstiet datora darbvirsmu! Pārliecinieties, vai visi faili vai attēli ir sakārtotās mapēs. Es iesaku katru dienu pirms darba atstāšanas notīrīt datora darbvirsmu.

9. Sakārtojiet savas atvilktnes

Ievietojiet kopā izlietotos priekšmetus vienā atvilktnes telpā, zīmogus ar aploksnēm, lipīgus spilventiņus ar bloknotiem utt.

Izmantojiet atvilktņu organizatorus maziem priekšmetiem - saspraudes, plauktiem utt. Personīgiem priekšmetiem izmantojiet atsevišķu atvilktni.

10. Atsevišķas iesūtnes

Ja regulāri strādājat ar citiem cilvēkiem, izveidojiet katram mapi, paplāti vai iesūtni.

11. Notīriet savas kaudzes

Cerams, ka ar savu jauno organizēto biroju jūs vairs neveidosit papīra kaudzes, taču jums joprojām ir jāšķiro vecie.

Iet cauri kaudzei (ja nepieciešams, nedaudz vienlaikus) un ievietojiet to attiecīgajā vietā vai nometiet.

12. Kārtot pastus

Nelieciet pastu tikai kaudzē, lai tos sakārtotu, vai ar šauteni, un izņemiet tūlīt nepieciešamos gabalus. Kārtojiet to, tiklīdz to iegūstat - rīkoties, lasīt, failēt, deleģēt vai nodot. .Reklāma

13. Piešķiriet izmetšanas datumus

Katrs papīrs nav jāglabā bezgalīgi. Atzīmējiet failos vai dokumentos, kad tos var izmest vai sasmalcināt.

Daži juridiskie vai finanšu dokumenti ir jāglabā noteiktu laiku. Pārliecinieties, ka zināt, kādas ir šīs prasības.

14. Filtrējiet e-pastus

Daži e-pasta ziņojumi ir svarīgi lasīt, citi vienkārši nav tik svarīgi.

Izmantojot dažāda veida e-pastu marķēšanu ar filtru sistēmu, jūs zināt to prioritāti un uz kuriem vispirms atbildēt.

Apskatiet šos padomus, lai sasniegtu iesūtnes nulli: Galvenais veids, kā nokļūt vietnē Inbox Zero

15. Iztaisnojiet savu galdu

Dienas beigās veiciet ātru iztaisnošanu, lai nākamajā dienā sāktu tīri.

Apakšējā līnija

Izmantojiet vienu padomu vai izmēģiniet visus. Pūles, ko jūs ieguldāt, lai izveidotu un uzturētu efektīvu darba zonu, atmaksāsies lielā mērā.Reklāma

Tā vietā, lai pavadītu laiku lietu meklēšanai un pāļu sajaukšanai, jūs varēsiet pavadīt laiku ... labi ... strādā un jums patiks, ka esat bez kārtības!