Viena no mūžsenajām produktivitātes metodēm ir klasisks un efektīvs uzdevumu saraksts, un tam ir iemesls. Tas ir viens no visproduktīvākajiem veidiem, kā jums un visiem pārējiem kaut ko paveikt. Neatkarīgi no tā, vai tas ir garīgais saraksts vai kaut kas, ko jūs pierakstāt, uzdevumu saraksts ir būtisks produktivitātes rīks.

Tajā pašā laikā tas ir viens no visvairāk mulsinošajiem produktivitātes rīkiem apkārt. Daudzi cilvēki to diskreditē dažādu iemeslu dēļ un neuzskata, ka darāmo darbu saraksts ir labs. Bet mans arguments ir tāds, ka varbūt jūs un citi cilvēki neizveidojat efektīvu darbību sarakstu, tāpēc šeit mēs izskatīsim, kā to izdarīt pareizi.

Kāpēc nomocīt efektīvu uzdevumu sarakstu?

Jūs tos nepareizi izmantojāt

Pirms sākt izmantot stratēģijas, lai izveidotu efektīvu darbu sarakstu, ir vērts zināt, kāpēc jums vajadzētu apgrūtināt tā izveidošanu. Pirmais svarīgais aspekts ir tas, ka daudzi cilvēki ir izdarījuši to, ka visi nepareizi ir uzskaitīti.

Divas no visbiežāk pieļautajām kļūdām ir:

• Cilvēki izmanto sarakstus, lai noteiktu, vai tie ir produktīvi vai nē.
• Viņi sarakstā ievietoja pārāk daudz priekšmetu.

Tomēr ir saprotams, kāpēc jūs vai citi cilvēki to darāt. Uzdevumu saraksts ir produktivitātes rīks, tāpēc ir lietderīgi sakraut uzdevumus. Tomēr smadzenes tā nedarbojas. Ja jūsu sarakstā ir daudz uzdevumu, tas šķiet kā spīdzināšana, jo saraksts nekad nebeidzas.

Sākumā var justies patīkami, ka jums vienmēr ir kaut kas jādara, taču paturiet prātā, ka jums dienā ir tikai tik daudz laika. Ir svarīgi, lai kvalitatīvam darbam piešķirtu lielāku vērtību, nevis milzīgam daudzumam.

Šajā pašā piezīmē, ja jums ir kāda persona, kurai ir tendence meklēt apstiprinājumu, uzdevumu saraksts var būt grūts. Būs dienas, kad jūs visu neizdarīsit dzīves notikumu dēļ. Tas rada nevajadzīgu spiedienu un nosūta jūs stresa viesulī.

Tas palīdz jums koncentrēties

Veidojot efektīvu uzdevumu sarakstu, šo sarakstu galvenais mērķis ir nodrošināt skaidrību un mērķtiecību. Ja jūs tos darījāt nepareizi, iespējams, pamanījāt, ka koncentrējaties uz uzdevumu sarakstu savā uzdevumu sarakstā un to paveicat.

To var aizēnot vairāki vienumi jūsu sarakstā, taču jūs koncentrējaties uz uzdevumu noteiktā laikā. Jūs tiešām redzat to darbībā, ja tomēr apsverat iespēju izveidot īsāku uzdevumu sarakstu.

Es saprotu, ka darāmo darbu saraksts nav paredzēts katram cilvēkam, taču šī uzmanība cilvēkiem ir noderīga, sākot darbu. Jūs joprojām neesat pārliecināts par saviem mērķiem vai ceļu, kuru vēlaties iet. Jūs varat arī cīnīties, lai noteiktu nākamo soli, uz kuru virzīties.

Uzdevumu saraksts ir ceļvedis, uz kuru varat atsaukties, kad vien tas nepieciešams. Turklāt paņēmieni, kurus es pieminēšu tālāk, padarīs to sarakstu sarakstu jums efektīvāku.

15 stratēģijas efektīvai uzdevumu sarakstam

Apsverot dažādas stratēģijas, kuras jūs varat iekļaut vienā, jūs sāksiet redzēt, cik spēcīgs ir veicamo darbu saraksts. Tas ir jūsu uzdevumu saraksts, tāpēc izvēlieties kādu no tālāk norādītajām stratēģijām, lai atrastu sev piemērotāko. Ja neesat pārliecināts, nebaidieties eksperimentēt un sajaukt vairākas kombinācijas.

Atcerieties, ka ceļš uz panākumiem ir viens no daudzajiem atzarošanas ceļiem, tāpēc jūsu izmantotās metodes ir jūsu izvēle.Reklāma

1. Sadaliet sarakstu divās daļās

Pirmā stratēģija ir sadalīt sarakstu divās daļās. Šīs divas daļas sauc par dienas laikrakstiem un to do’s.

Dailies ir ikdienas uzdevumi, kurus vēlaties attīstīt vairāk. Piemēram, ja vēlaties no rīta vingrināties, ikdienas uzdevums varētu būt 15 minūšu treniņa ievērošana vai stundas gara pastaiga.

Jūsu uzdevums ir ikdienas uzdevumi, kas jums kādā brīdī ir jāpaveic. Varbūt jums darbā jāsagatavo atskaite vai jāuzrāda prezentācija. Jūs varat to ievietot slejā “Dari”.

Šī ir efektīva stratēģija, jo tā ietaupa visu jucekli, pret kuru vairums cilvēku tiekas. Kā jau minēts iepriekš, cilvēki aizpilda savus sarakstus, un daudzi no tiem parasti ir uzdevumi, kurus jūs jebkurā gadījumā veicat, piemēram, dodoties uz veikaliem iepirkties vai nometot bērnus pie drauga.

2. Nolieciet vienumiem ierobežojumu

Ja jums šķiet, ka saraksta sadalīšana divās daļās ir pārāk liela, tad, veidojot šos sarakstus, iesaku īsums būt tikums. Jūs varat iestatīt jebkuru vienumu skaitu, bet galvenais ir tas, ka jums ir padomā noteikts ierobežojums. Dažiem cilvēkiem ir ne vairāk kā septiņi, bet citiem - pat trīs. Dari to, kas tev liek justies ērti.

Ideja ir sašaurināt svarīgākos uzdevumus, kas jums jāveic šajā dienā. Protams, ir arī citas lietas, ko jūs darīsit dienas laikā, un tas ir labi, taču jūs vēlaties noteikt prioritāti vienumiem, kas pirms dienas beigām ir jūsu uzdevumu sarakstā.

3. Izmantojiet kontrolsarakstus sarežģītiem uzdevumiem

Ja jūs jau veidojat šaurus sarakstus, bet veicat grūtākus uzdevumus, es iesaku sadalīt šo uzdevumu. Neatkarīgi no tā, vai jums jāveic pilnīgas darbības, vai pierakstiet svarīgas detaļas, kurām jābūt klāt, esat atkarīgs no jums.

Jebkurā gadījumā tas ļauj jums pārliecināties, ka viss tiek paveikts pareizi un ka jums netrūkst svarīgas detaļas vai darbības.

4. Vispirms rīkojieties ar MIT

MIT ir vissvarīgākais uzdevums. Vēl viens veids, kā to apskatīt, ir vispirms risināt vislielāko un visbiedējošāko uzdevumu^[1]. Kāpēc jūs vēlaties to darīt, atgriežas pie tā, kā darbojas mūsu smadzenes.

Jūs varat justies spiesti vispirms veikt vieglākos uzdevumus, pirms ķeraties pie lielākā uzdevuma, taču problēma ir tā, ka šie - pat vieglākie - uzdevumi iztukšo jūsu enerģiju. Turklāt, ja jums ir jāveic patiešām liels uzdevums, iespējams, tas dienas laikā būs jūsu prātā. Tas nozīmē, ka jūs tērējat vairāk enerģijas, tikai domājot par to.

Tas viss nebūtu problēma, ja ar šo lielo biedējošo uzdevumu tiktu galā vispirms no rīta.

5. Izveidojiet Gatavo sarakstu

Vēl viena interesanta pieeja, kas jāņem vērā, ir izveidot sarakstu. Šis ir to uzdevumu saraksts, kurus esat veicis no uzdevumu saraksta. Daudziem cilvēkiem šķiet apmierinoši vienkārši svītrot vienumu no sava saraksta un paveikt ar to, taču atkarībā no tā, ko jūs ievietojat šajos sarakstos, paveiktais saraksts varētu būt iedvesmojošs.

Iedomājieties, ja esat kāds, kurš savos uzdevumu sarakstos ievieto sarežģītākus uzdevumus virs vidējā līmeņa, darbības, kuru pienācīgai izpildei nepieciešama stunda vai divas. Tas var iedvesmot jūs darīt vairāk, ja pēc darba dienas pamanāt, cik daudz esat paveicis dienas laikā, izmantojot šo sarakstu.Reklāma

6. Padariet savu sarakstu viegli pamanāmu

Sākot no krāsaina papīra līdz ievietošanai redzamā vietā, vēlaties, lai saraksts būtu vietā, kur to viegli pamanīt. Ņemiet vērā, ka šim sarakstam nav jābūt visu laiku priekšā, jo tas var radīt nevajadzīgu stresu. Bet tā iestatīšana uz vienu pusi ir jauka ideja - skatiens uz sāniem un jūs precīzi zināt, kas jādara.

7. Pievienojiet tam spēļu elementus

Ja pildspalvu un papīra izstrāde nav jūsu lieta, veidojot uzdevumu sarakstus, varat arī izmantot vairākas lietotnes. Skaistums to do list lietotnes ir tas, ka ir vairāk vietas radošumam, un daži no izstrādātājiem tajos iekļauj spēles.

Piemēram, Todoist ir sasniegumu sistēma, kurā cilvēki nopelna nozīmītes, veicot vairāk uzdevumu. Ir arī Bounty Tasker, kas liek jums justies kā jūsu uzdevumi ir blakus uzdevumi video spēlē.

8. Piešķiriet sev termiņus

Darbs paplašinās, lai aizpildītu atvēlēto laiku.

Tā ir veca filozofija, kas joprojām atbilst patiesībai, kā mēs esam produktīvi. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir uzdots rakstīt ziņojumu, un jums tiek dota nedēļa, lai to izdarītu. Visticamāk, visu nedēļu pie tā nepārtraukti strādāsit. Vai arī, ja esat vilcinātājs, atliksiet to uz nakti un pabeidziet.

Bet kas notiks, ja jums tiks dots tas pats uzdevums un jums būs atvēlēta tikai stunda, lai to izpildītu? Visticamāk, ziņojums tiks paveikts, taču prioritāros jautājumos izvēlēsieties galvenos, svarīgākos un izcelsiet tos, nevis aizpildīsit ar nevajadzīgu pūku.

Visa tā būtība ir tāda, ka jūs vēlaties sasniegt savus mērķus un uzdevumu sarakstā iekļautos priekšmetus ir termiņi . Runājot par sarakstu veikšanu, mans ierosinājums ir dot sev dienu, lai tur izpildītu uzdevumus. Tas ir pietiekams spiediens un stimuls, lai jūs pie viņiem smagi strādātu.

9. Pievienojiet uzdevumus, kad tie ir svaigi

Vēl viena stratēģija ir piešķirt sev uzdevumus, pat ja jūs strādājat pie kaut kā cita. Paturiet prātā, ka tas nav kaut kas jums jādara tieši tagad, bet tas var palīdzēt cilvēkiem, kuri cenšas domāt par to, kam pievērsties tālāk.

Tas notiek tāpat kā tad, kad dzirdat kaut ko interesantu un pierakstāt. Tā ir gudra rīcība, jo tas ietaupa nepatikšanas, ja jāpievēršas šai idejai, nevis jākoncentrējas uz konkrēto uzdevumu. Tas arī ietaupa jūs no tā, ka jums jāatgādina par uzdevumu, ja jūs esat veids, kā dienas beigās uzrakstīt nākamās dienas darbu sarakstu.

10. Esiet ērti pārskatot savu uzdevumu sarakstu

Atkarībā no jūsu kopējās domāšanas, vēl viena laba stratēģija ir aplūkot uzdevumu sarakstu un tajā veikt izmaiņas. Ja jūs praktizējat iepriekšējo stratēģiju, var būt iespēja, ka jūsu darāmo darbu saraksts kļūst garš un jūs izvirzāt nereālas cerības, ka varat visu pabeigt.

Dodot sev iespēju pārskatīt darāmo darbu sarakstu, ļaujot sev sadalīt savus uzdevumus, nevis tos salikt kopā. Tas palīdz domāt, jo saraksts nav pārņemts.

11. Rakstiet uzdevumus, nevis mērķus

Jums vajadzētu būt atsevišķiem sarakstiem saviem uzdevumiem un mērķiem. Ideja ir tāda, ka mērķu sarakstā vispār nav jāiekļauj mērķi.

Lai gan uzdevumi var palīdzēt sasniegt mērķus, mērķi ir lielākas vēlmes, nevis kaut kas, ko jūs varat sasniegt dienas gaitā. Piemēram, iemācīties runāt franču valodā ir mērķis; tomēr jūs varat sadalīt to uzdevumā, sakot 15 minūtes lasīt franču valodā vai skatīties filmu franču valodā.Reklāma

Tas attiecas arī uz mērķiem arī. Jūs tos varat redzēt kā atskaites punktus. Atgriežoties pie franču valodas piemēra, mērķis var būt apspriest manus iecienītos ēdienus ar kādu franču valodā. Tas ir vēlamais rezultāts, ko meklējat savā praksē.

12. Īsumā saglabājiet uzdevumu sarakstus

Šeit īss nozīmē skenējams, jo jūs varat ātri apskatīt sarakstu un zināt, kas jādara. Kā jūs to varat izdarīt, koncentrējoties uz konkrētu uzdevumu atslēgvārdiem un tos nevilcinot. Piemēram, sakiet, ka jūsu garāža ir haoss, un jūs vēlaties to sakopt. Tā vietā, lai rakstītu garu teikumu, paturiet to īsu un uzrakstiet kaut ko līdzīgu tīrai garāžai 30 minūtes. vai vienkārši iztīriet garāžu.

Izmantojot šo stratēģiju, veicot uzdevumu sarakstu, jūs tērējat mazāk laika, lai pierakstītu uzdevumu. Turklāt jūs paļaujaties uz aktivizēšanas vārdiem, lai liktu prātā atcerēties konkrētu informāciju par šo uzdevumu.

13. Ir vairāki saraksti

Kā minēts iepriekš, ieteicams izveidot atsevišķus sarakstus dažādām lietām, piemēram, atsevišķam mērķu, uzdevumu, ikdienas uzdevumu un veicamo darbu sarakstam. Vēl viens veids, kā to apskatīt, ir sistēma, kurā jūs konsultējaties no trim sarakstiem.

Šie saraksti ir:

Galvenais saraksts

Šeit ir kāds no jūsu ilgtermiņa mērķiem, piemēram, pārcelšanās uz jaunu māju, izkļūšana no parādiem vai biznesa veidošana. Tās ir lietas, kuru izpilde prasīs gadu vai vairāk.

Nedēļas projektu saraksts

Šīs ir lietas, kuras vēlaties paveikt līdz nedēļas beigām. Šīs ir lietas, kas lēnām virzīs adatu uz dažiem no jūsu galvenajā sarakstā esošajiem priekšmetiem. Iepriekšējais piemērs varētu būt pētījums par uzņēmējdarbības aizdevuma saņemšanu, mājas meklēšanu vai krājkonta izveidi.

Augstas ietekmes saraksts

Visbeidzot, šie ir uzdevumi, kas jāizpilda šodien. Neatkarīgi no tā, vai tie ir saistīti ar diviem iepriekšējiem sarakstiem, nav nozīmes. Šeit tiek izvirzīti augstas prioritātes uzdevumi. Piemēri var būt zvanīšana konkrētiem cilvēkiem vai darbs pie projekta vai ziņojuma, kas drīzumā ir paredzēts.

Ieviešot šos sarakstus, jūs bieži atsaucaties uz nedēļas projektu sarakstu un sarakstu ar vislielāko ietekmi un nosakāt, vai nedēļas uzdevums ir jāpārvieto uz šo sarakstu.

To darot, jūs sākat pamanīt, cik lielā mērā jūsu ikdienas dzīve ietekmē mērķus, kas ir ierakstīti šajā pamatsarakstā. Tas var būt iedvesmojošs, jo tas, ko jūs darāt, aktīvi tuvina jūs mērķiem.Reklāma

14. Neaizkavējiet grūtības, kamēr neesat gatavs

Dažas no pieminētajām stratēģijām var šķist vieglas, bet tām ir nepieciešama liela garīgā pārliecība. Motivācija ir neparasta lieta, un mūsu smadzenes ir savienotas, lai apstrādātu noteiktu ceļu. Ja jūs meklējat patiesas pārmaiņas un kaut ko tādu, kas pieturas, vislabākais princips ir sākumā visu saglabāt vienkāršu un vieglu.

Tas var būt vilcināšanās, taču jūs bieži neapzināties, kā šiem mazuļa soļiem var būt izšķiroša loma, lai jūs varētu sākt skriet un dzenāt savus sapņus. Nekautrējieties, ja jums pašiem jāsāk ar vienkāršiem uzdevumiem. Pat atgriešanās pie ikdienas uzdevumiem, kurus jūs jebkurā gadījumā veicat, piemēram, dušā, veļas mazgāšanā vai pārtikas iepirkšanā, ir labs veids, kā sākt.

Sākumā iekļaujot šos priekšmetus sarakstā, jūs jūtaties kā produktīva diena. No turienes jūs varat izaicināt sevi ar grūtākiem uzdevumiem. Iekļaujiet vingrinājumu rutīnu vai pusstundu pavadiet uzdevumam, kas jums kaut ko nozīmē.

Ideja ir atvieglot sevi ikdienā, lai jūs nejustos nomākts.

15. Izmēriet savu laiku

Pēdējā stratēģija, kas jums var palīdzēt, ir laika mērīšana. Cik ilgs laiks jums vajadzīgs, lai pabeigtu konkrētu uzdevumu? Jums nav nepieciešams pievērsties specifikai, bet nedēļas laikā izvēlieties laiku un iegūstiet vidējo laiku, kas pavadīts šim uzdevumam.

Kāpēc tas ir svarīgi? Šo informāciju var sadalīt divos veidos.

Pirmais veids ir izmantot to kā marķieri, lai palielinātu efektivitāti. Atkarībā no uzdevuma jūs varat atrast jaunus veidus, kā sasniegt tādus pašus rezultātus īsākā laikā.

Tas arī ļauj uzzināt, ko jūs varat darīt noteiktā dienā. Ja jūs zināt, ka jums paiet apmēram stunda, lai izietu visu savu rīta rutīnu, jūs vairāk apzināsieties, kā jūs pārvietojaties pa šo rutīnu.

Turklāt, ja jūs zināt, kādus uzdevumus jūs darīsit nākamajā dienā, varat labāk pārvaldīt savu laiku, jo jūs zināt aptuveni, cik daudz laika prasīs, lai viss tiktu paveikts.

Pēdējās domas

Efektīva uzdevumu saraksta izveidošana nav tik vienkārša, kā šķiet. Izmēģināšanai ir visu veidu unikālas stratēģijas, dažas vairāk izaicina citas. Tomēr, ja jūs esat motivēts izmantot šo produktivitātes rīku, lai padarītu jūsu dzīvi vieglāku, tad tas kļūs vieglāk. Viss, kas jums jādara, ir turpināt pielikt pūles, eksperimentēt un vajadzības gadījumā pārvērtēt. Tāpēc sāciet darbu sarakstu ar šodien.

Vairāk padomu par efektīvu darāmo darbu saraksta izmantošanu

• Kā izveidot darbu sarakstu un faktiski paveikt lietas
• Vai jūs pieļaujat šo lielāko ikdienas uzdevumu sarakstu kļūdu?

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: Emmas Metjūsas digitālā satura ražošana, izmantojot unsplash.com

Atsauce