Kā izmantot laika pārvaldības matricu, lai darītu visu, kas ir svarīgi

Kā izmantot laika pārvaldības matricu, lai darītu visu, kas ir svarīgi

Jūsu Horoskops Rītdienai

Kad notiek lielas dzīves izmaiņas vai traucējumi, laika plānošana ir viena no pirmajām lietām, kas izlido pa logu. Šādās situācijās laiks var zaudēt visas definīcijas. Saprotams, ka steidzami un svarīgi termini iegūst jaunu nozīmi.

Savā grāmatā 7 ļoti efektīvu cilvēku ieradumi , Stīvens Kovijs popularizēja koncepciju, kuru viņš sauc par laika pārvaldības matricu. Kovejs laiku, ko pavadām nomodā, sadala četros kvadrantos:



  • 1. kvadrants : Steidzami un svarīgi. Piemēri: palīdzības saņemšana ārkārtas medicīniskā situācijā vai maza bērna atturēšana no satiksmes.
  • 2. kvadrants : Nav steidzami, bet svarīgi. Piemēri: eļļas nomaiņa automašīnā tiek regulāri mainīta vai uzņēmuma iekšējā mērķa sasniegšana, lai stundas laikā jēgpilni reaģētu uz katru klienta kontaktu.
  • 3. kvadrants : Steidzami, bet nav svarīgi. Piemēri: darba kolēģis, apstājoties, lai vaicātu par uzņēmuma pikniku, vai atbildot uz ierobežota laika piedāvājumiem.
  • 4. kvadrants : Ne steidzami, ne svarīgi. Piemēri: nolemtība, izmantojot sociālo mediju plūsmas, atbilde uz vietņu komentāriem, kurus ievietojuši nepazīstami cilvēki, vai TV iedzeršanas sesijas.

Šeit ir matricas diagramma, ko ilustrē Sage Automation:[1]



Lai pēc iespējas labāk izmantotu šos četrus kvadrantus, mums jābūt nežēlīgi godīgiem par to, kā un kam mēs piešķiram Koveja noteikumus. Lūk, kā rīkoties šādi:

1. Ievietojiet dolāra skaitli savam laikam

Ja Tu gribi novērst laika tērētājus savā dzīvē sāc izturēties pret savu laiku tā, it kā tā būtu nauda. Uzskatot laiku par aktīvu, var justies kā nedaudz izplūdis jēdziens. Dolāra zīmju piestiprināšana stundām nesīs skaidrību steigā.

Finanšu eksperts Deivs Ramzijs iesaka izsekot katru nopelnīto santīmu, piešķirot visu savu naudu kategorijai. Piemēram, 1000 USD no jūsu nākamās algas varētu piederēt īres kategorijai, 400 USD - pārtikas precēm utt.Reklāma



Kamēr jūs nesākat nosaukt un izsekot savu laiku, laika pārvaldība būs nekas cits kā minējumi un zarnu izjūtas. Koveja laika vadības matricas un Ramsija tehnikas apvienošana ir pirmais solis ceļā uz sevi laika vadības vadītāja sēdeklī. Varbūt jūs izlemjat, ka jūsu laika naudas vērtība ir USD 30 stundā. Piemēram, Netflix iedzeršanas beigās jūs konstatējat, ka esat pavadījis 4,5 stundas. Tas sasniedz neto vērtību 135 USD. Ierakstiet to ikdienas žurnālā zem izklaides.

Ja jūs līdzināties lielākajai daļai cilvēku, jūsu skaidrības brīdis, visticamāk, pienāks mēneša beigās, kad jūs summēsiet dolāra vērtības, kuras esat piešķīris dažādām dzīves kategorijām.



Kaut arī jūs, iespējams, esat samazinājis 135 USD, kas iztērēti par vienu televizoru, kā jūs jutīsities, atklājot, ka vienā mēnesī šajā kategorijā iztērējāt 1485 USD? Kā atskaites punkts ir jūsu pieejamais laika uzskaite 31 dienas mēnesim, pieņemot, ka 16 nomoda stundas dienā, sasniedz 14 880 USD. Tikai darba stundas, iespējams, kaut ko iemērc 4500–6000 USD robežās.

Tagad jums ir tiesības ieviest patiesu skaidrību savu prioritāšu pārvaldībā. Vai TV skatīšanās tiešām bija gandrīz 10% no jūsu kopējās nomoda stundas vērtība? Tikai jūs varat atbildēt uz šo jautājumu.

2. Sagatavojieties laika pārvaldības matricas panākumiem

Sāciet ar katra uzdevuma izrakstīšanu

Šajā brīdī viss, ko jūs mēģināt darīt, ir iztukšot smadzenes. Netērē enerģiju, domājot par steidzamību, svarīgumu vai termiņu. Šī daļa nāks vēlāk. Pagaidām vienkārši dariet visu iespējamo, lai visi uzdevumi, kas rosās jūsu smadzenēs, nonāktu izklājlapā vai uz papīra.

Izmantojiet jebkurus rīkus, kas jums vislabāk der, lai pēc iespējas ātrāk varētu izkraut savas domas. Nepārtrauciet, kamēr neesat pārliecināts, ka esat visu iemūžinājis.

Pēc tam piešķiriet katram uzdevumam termiņu

Sāciet, aizpildot tos termiņus, par kuriem jūs zināt, ka jūs esat iecirsts akmenī. Lai uzturētu veselīgas attiecības, jūs vēlaties noteikt prioritāti tām saistībām, kuras jau esat uzņēmies citiem cilvēkiem. Ja iespējams, iestatiet savus termiņus pirms solītā - jums var būt nepieciešams šis elastīgais laiks tālāk pa ceļu. Sāciet ar laika pārvaldības mērķi būt zināmam kā tādam cilvēkam, kurš nepietiekami sola un pārlieku piegādā.Reklāma

Izceliet uzdevumus, par kuriem zināt, ka tie ir steidzami. Esiet piesardzīgs, lietojot steidzamu terminu. Tas, kas jums šķiet steidzams, var neietekmēt jūsu ģimeni, draugus un klientus. Ikvienam ir jānāk klajā ar personīgo darba definīciju, bet, lai sāktu, izmantojiet šo klasifikāciju taupīgi.

Klasificējot prioritāti iepriekšējām saistībām. Jūs vienmēr varat atgriezties un uzlabot konkrētu uzdevumu līdz šim statusam, bet vispirms parādiet zināmu atturību. Galu galā, ja viss ir steidzams, tad nekas nevar būt patiesi steidzams.

Pārkārtojiet savu sarakstu pēc svarīguma

Tas ir tas, kur izklājlapas izmantošana papīra vietā patiešām var atmaksāties. Ievietojiet svarīguma sleju izklājlapā vai izvēlieties citas krāsas pildspalvu vai marķieri, ja izmantojat papīra vai rādītāju kartes. Piešķiriet katram uzdevumam svarīguma vērtējumu no 1 (nebūt ne svarīgs) līdz 100 (ar vislielāko nozīmi).

Man personīgi patīk izmantot skalu no 1 līdz 100, jo tā nodrošina detalizāciju. Piemēram, divi uzdevumi var vērtēt 8 skalā no 1 līdz 10, taču šķirojot, jūs varat atšķirt 82 un 88.

3. Pievienojiet savu dzīvi laika pārvaldības matricai

Tagad atkāpieties un apskatiet, ko esat ieguvis. Ja esat izpildījis mājasdarbu, tagad jums vajadzētu redzēt katru no saviem uzdevumiem, kā arī to svarīguma un steidzamības klasifikāciju.

Sāciet katru uzdevumu pārvietot vienā no četriem laika vadības matricas kvadrantiem. Sāciet ar acīmredzamiem izvietojumiem. Kad tie atrodas tīklā, varat novērtēt tuvos zvanus, kas likumīgi var nonākt vienā no diviem kvadrantiem. Varat sākt reitingēt preces svarīguma vai steidzamības ziņā, un tas ir labi. Jūs varat saprast, ka daži uzdevumi nav tik svarīgi vai neatliekami, kā sākotnēji domājāt.

1. jautājums: uzturiet atvērtu nosēšanās joslu

Centieties pēc iespējas vairāk izvairīties no Steidzamā un Svarīgā kvadranta. Iespējams, tas nav iespējams, veicot pirmo laika pārvaldības mēģinājumu, taču izvirziet tālsatiksmes mērķi - saglabāt Q1 brīvu vietu. To var paveikt, pēc iespējas efektīvāk rīkojoties ar uzdevumiem, kas parādās pārējos trīs kvadrantos.Reklāma

Piemēram, aizņemts starta dibinātājs joprojām vēlēsies uzturēt formu, bet viņam nebūs stundu, ko pavadīt sporta zālē. Wall Street Journal vislabāk pārdotais autors Dr John Jaquish iesaka mainīgas pretestības treniņus, nevis trenēties ar lielu svaru. Ir zinātniski pierādīts, ka mainīga pretestības apmācība dod labākus rezultātus fitnesam daudz mazāk laika, saka Dr Džokišs. Tas kopā ar diētu ar augstu olbaltumvielu saturu var dot uzņēmējiem vēlamos rezultātus, neziedojot vērtīgas stundas no savas dienas.

Acīmredzot jūs varētu saņemt klienta zvanu pēc 10 minūtēm, kas uzreiz kaut ko ievieto Q1. Neviena plānošana vai sagatavošanās no jūsu puses nevarēja apturēt tās nolaišanos tur, tāpēc tā nav jūsu vaina. Jūsu uzdevums ir saglabāt nolaišanās joslu pieejamu šim gadījumam.

2. jautājums: izsitiet šos uzdevumus ar īpašiem laika blokiem

Ja kaut kas ir svarīgs, tam ir labas izredzes kļūt par steidzamu. Izmantojot eļļas maiņas piemēru, jūs acīmredzami vēlaties pievērsties šim uzdevumam, pirms jūsu dzinējs sāk darboties. Ja tas nenotiek, Q2 uzdevums pēkšņi ir jāpārklasificē Q1, un jums būs pavisam jauns Q1, lai uzturētu to uzņēmumā: iegādājieties nomas automašīnu.

Citi 2. ceturkšņa uzdevumi nekad nevar kļūt steidzami, taču tas nemazina šo lielāku attēlu priekšmetu nozīmi. Varbūt jūs esat apņēmies uzzināt vairāk, lai veicinātu antirasismu darbavietā, atzīmē autore un Forbes līdzautore Dana Brownlee. Šis mērķis, visticamāk, netiks īstenots, ja vien jūs savā kalendārā nebūsit proaktīvi bloķējis laiku, lai pārliecinātos, ka esat atvēlējis nepieciešamo laiku mērķa sasniegšanai.[divi]

Bez apzinātām pūlēm plānot šos uzdevumus, tie paliks mūžīgi neizpildīti.

3. jautājums. Uzdodiet steidzamiem jautājumiem dažus jautājumus

Vismaz viena šīs kategorijas problēma ir tā, ka steidzami uzdevumi bieži tiek maskēti kā svarīgi. Parasti sajauc abus, tāpēc ir ļoti svarīgi iemācīties šo atšķirību. Teksts no potenciālā klienta, uz kuru vēlaties nokļūt, ir steidzams, savukārt e-pastu no jūsu apdrošināšanas aģenta, kurš vēlas ieplānot ikgadēju polises pārskatīšanu, iespējams, var gaidīt līdz piektdienai.

E-pasts, balss pasts, īsziņas un citi tūlītējas saziņas veidi gandrīz vienmēr sevī ietver steidzamības izjūtu, taču tie, iespējams, nav svarīgi. Apskatot lietas, kas nonākušas trešajā ceturksnī, pajautājiet sev, vai jums ir kopīga sūtītāja steidzamība vai nē. Lai samazinātu Q3 jucekli, varētu būt laiks atteikties no noteiktu grupu, personu vai biļetenu abonēšanas.Reklāma

4. jautājums: maksimāli izmantojiet savas neatliekamās un nesvarīgās darbības

4. ceturksnis ir kvadrants, kuru ikvienam topošajam laika vadītājam patīk nomest, bet neesiet tik sasteigts. Lai gan jūs noteikti vēlaties novērst tiešo laiku, tas ir arī kvadrants, kurā dzīvo dīkstāves. Tā vietā, lai zvērētu pilnībā zvērēt visas Q4 darbības, izmantojiet visas tās, ar kurām nodarbojaties.

Pirmkārt, izslēdziet vai deleģējiet uzdevumus, kas nav vislabākais jūsu laika izmantojums. Protams, šis pārskats ir jāpārformatē, taču praktikants, iespējams, to izdarīs jūsu vietā. Izmantojiet pārdošanas programmatūru, lai automatizētu potenciālos e-pasta ziņojumus, lai jums nebūtu pašiem tie visi jānosūta.

Runājot par pārtraukumu, ņemiet vērā darbības, kas ļauj justies atsvaidzinātai, un tās, kas atstāj jūs iztukšotas. Sakiet jā šai pastaigai mežā un nē strīdam ar svešiniekiem sociālajos tīklos. Gudri izvēloties brīvā laika pavadīšanas iespējas, jūs gūsiet maksimālu labumu no Q4.

Pēdējās domas

Kovija laika pārvaldības matrica ir milzīgs rīks, kas jāpieņem, kad jūtaties tā, it kā jūsu grafiks kontrolētu jūs, nevis otrādi. Jūsu panākumi, visticamāk, samazināsies līdz tam, cik godīgi jūs esat pret sevi, piešķirot uzlīmes.

Nebaidieties pajautāt sev, vai tas ir patiešām steidzami? Jums būs arī skaidri jānošķir tas, kas jums ir svarīgs, un tas, kas ir svarīgs kādam citam. Ir pārāk viegli nekritiski pieņemt kāda cita svarīgu vai steidzamu etiķeti.

Laika pārvaldībai ir laba vieta, kas ļauj pilnībā kontrolēt savu grafiku, neiedziļinoties stingrā domāšanā. Īpaši uzņēmējiem būs jāņem vērā elastība savos grafikos, lai viņi varētu izmantot Q1 iespējas, kas parādās nepaziņojot. Tomēr pārāk daudz elastības, un jūs galu galā tērēsit laiku. Pielāgojot Kovija un Ramsija paņēmienus, lai tie atbilstu jūsu dzīvei, dodiet sev mazliet žēlastības kļūdīties un pēc vajadzības pielāgot. Jūs tur nokļūsiet.

Vairāk padomu efektīvai laika vadībai

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: explorenation # izmantojot unsplash.com Reklāma

Atsauce

[1] ^ SAGE automatizācija: Kas īsti ir laika pārvaldības matrica un kā tā var novērst uzturēšanu?
[divi] ^ Forbes: Izvairieties no šīs laika pārvaldības kļūdas 2021. gadā - jūsu kalendārs jums paldies

Kaloriju Kalkulators