( Redaktora piezīme: Šis ir mūsu notiekošās sērijas ziņojums 30 dienas ar… , kurā izklāstīts produktivitātes rīka, pakalpojuma vai produkta lietojums, ko esam izmantojuši pēdējās 30 dienas. Mēs vēlamies sniegt mūsu lasītājiem padziļinātu ieskatu par viņu interesējošajiem rīkiem un produktiem, kā arī sniegt viņiem domas un piedāvāt veidus, kā šos produktus izmantot ātrāk un labāk. Izbaudi.)

Kad strādāju patstāvīgi, man tiešām nebija lielas vajadzības pēc uzdevumu pārvaldnieka, kas spētu sazināties un sadarboties jūdžu garumā. Tomēr, tā kā es sāku iesaistīties daudzās citās komandas aktivitātēs - tik daudz, ka man ir tendence pavadīt vairāk laika komandas vidē nekā nē - es atklāju, ka mans uzdevumu pārvaldnieks, kuru izmantoju (OmniFocus), atstāja dažus no daudz nepieciešamos uzdevumus uz galda. Turklāt daudzi cilvēki, ar kuriem es strādāju, neatrodas Mac vai iOS ierīcēs, tāpēc OmniFocus izmantošana ir apšaubāma.

Es izmēģināju citus uzdevumu pārvaldības risinājumus, piemēram, Flow, un es pat mazliet iegāju Wunderkit. Bet nekas neaptvēra visu nepieciešamo risinājumā labāk nekā Asana , bijušā Facebook līdzdibinātāja Dastina Moskovica un bijušā Facebook darbinieka Džastina Rozenšteina ideja.

Manās 30 dienās kopā ar Asanu bija daudz ko izpētīt. Un, lai gan es ieniru diezgan dziļi, es nevēlos jūs pārņemt ar visiem smalkākajiem punktiem. Tā vietā jūs saņemsiet daudzus izcilākos objektus, kurus es atklāju, lietojot Asana pēdējās 30 dienās, un, izstrādājumam attīstoties, es atstāju elpošanas telpu plašākai izpētei.

Sāksim…

Darbvietas

Asana ļauj jums izveidot darbvietas, kas patiešām ir vairāk nekā projekti. Patiesībā jūs varat ievietot projektus darbvietās. Labākais veids, kā es varu aprakstīt darbvietas, ir tas, ka tās patiešām ir uzmanības jomas, uz kurām jums jāuztur cilnes - un tām ir vairāki slāņi, lai jūs varētu pārvaldīt uzdevumus un projektus tajās. Esmu izveidojis vairākas darbvietas:

• Personiski: satur personīgus projektus un uzdevumus
• Profesionāls: satur atsevišķus projektus un uzdevumus, kas saistīti ar darbu
• Ģimene: satur ģimenes projektus un uzdevumus
• Vairākas uz komandu balstītas darbvietas: katrā no tām ir projekti un uzdevumi, kas saistīti ar komandu, ar kuru strādāju šajā darbvietā

Šajā pēdējā punktā Lifehack ir sava darbvieta, manām aplodēm, ar kurām man ir kopīgi saimnieki, ir savas darbvietas utt. Būtībā jebkura profesionālā uzmanības joma, kurai nepieciešama koplietošana (kopumā), iegūst savu Darbvietu. Sākumā es pieļāvu kļūdu, sākotnēji tos ievietojot Professional, bet pēc tam man visi privātie Professional projekti un uzdevumi bija jāpadara privāti. Tātad, ja jūs izmantosiet Asana gan kā komandu, gan individuālu uzdevumu pārvaldības risinājumu, saglabājiet savu darbvietu solo un pievienojiet darbvietas dažādiem klientiem / partnerattiecībām, ar kurām jums jāsadarbojas, un pievienojiet iesaistītās personas šīm darbvietām.Reklāma

Man ir arī atsevišķa ģimene, lai es varētu dalīties tajā ar savu sievu, un viņai nav jāredz visas manas citas lietas, kas viņu tieši neietekmē. Protams, es varu dalīties ar viņu ar individuāliem uzdevumiem un projektiem šajā darbvietā, bet ģimenes radīšana būtībā padara viņu un es komandas biedru uzmanības centrā.

Pirmajās pāris nedēļās ar Asana es nevarēju pārvietoties pa sānjoslas darbvietām; viņi palika tādā secībā, kādā viņi tika izveidoti. Tomēr tieši pirms es pabeidzu savu pirmo laiku kopā ar Asanu, viņi bija panākuši WorkSpace (cita starpā) pārkārtošanu. Tik aktīvi attīstīta ir Asana.

Katra persona, kuru pievienojat darbvietai, saņems ielūgumu pa e-pastu, un jūs varēsit redzēt, vai viņi to ir pieņēmuši, pārbaudot cilni Dalībnieki jūsu darbvietas iestatījumos. Lai gan kāds var būt vairāk nekā vienas darbvietas dalībnieks, uzdevumi un projekti ir neatkarīgi, tāpēc viņi tos var redzēt tikai šajā darba telpā, nevis visā Asanā kopumā. Es uzskatu, ka, neraugoties uz to, ka jūs nesaņemat daudz e-pasta ziņojumu, parasts atjaunināšanas e-pasts no Asana darbvietās to palīdz, ja neesat pieradis strādāt vairākās fokusa jomās. E-pasta paziņojumus varat ieslēgt vai izslēgt Asana konta iestatījumu cilnē E-pasta paziņojumi.

Padoms: Asana e-pasta paziņojumu lieliskā lieta ir tā, ka jūs varat tos nosūtīt uz jebkuru e-pastu, kuru vēlaties izvēlētajām darbvietām. Visi mani paziņojumi par Lifehack nāk no mana Lifehack e-pasta konta un iet uz to, tādējādi ievērojami atvieglojot šīs fokusa zonas pārvaldību.

Projekti

Projekti būtībā ir Asanas mugurkauls, atšķirībā no uzdevumiem citās piezīmju sistēmās. Prjektus var apskatīt dažādos veidos: pēc prioritātes, pēc pilnvarojuma saņēmēja vai ar saistītajiem tagiem. Asana iebūvētā filtrēšana ļauj daudz pielāgot, lai jūs varētu apskatīt, ko vēlaties un kā vēlaties.

Kad esat izdomājis, kā darbojas darbvietas, projektos tajās ir vieglāk saprast. Noteiktā darbvietā varat izveidot gan publiskus, gan privātus projektus, no kuriem pirmos var apskatīt visi šīs darbvietas dalībnieki. Jūs varat arī izveidot projektu, dublējot jau esošu projektu, kas ir lieliski piemērots projektu atkārtošanai (piemēram, podcast vai iknedēļas emuāra publicēšanas grafika pārvaldībai, piemēram). Vienkārši noklikšķiniet uz bultiņas nolaižamās izvēlnes tā projekta augšdaļā, kuru vēlaties kopēt, un atlasiet Dublēt projektu. Tad jūs saņemsiet sarakstu ar vienumiem, kurus vēlaties dublēt, kā arī iespēju mainīt jaunizveidotā projekta nosaukumu.Reklāma

Padoms: Izveidojiet projekta veidnes, izmantojot iepriekš dublēšanas metodi; tie ir ārkārtīgi noderīgi, un jūs varat saglabāt daudzus sākotnējā projekta atribūtus, lai jūs varētu efektīvāk strādāt ar tiem projektiem, kas regulāri darbojas ciklā. Ak, un jūs nevarat pievienot termiņus projektiem, tāpēc ļaujiet uzdevumiem projektos to izdarīt jūsu vietā. Vienkārši arhivējiet projektu, kad visi uzdevumi ir izpildīti.

Uzdevumi

Uzdevumi ir jebkuras produktivitātes tipa sistēmas pamatelements, un ar Asana tas neatšķiras. Uzdevumi galvenokārt ir saistīti ar uzdevumiem, un jūs varat tiem pievienot visdažādākās lietas, lai tie būtu vairāk informācijas pilni. Piezīmes un komentāri ir fantastiski Asana aspekti, jo komentāri ļauj komandas biedriem sazināties savā starpā par uzdevumu, kas nav e-pasts, un piezīmes ļauj uzdevuma sānos ievietot hipersaites un daudz ko citu, lai jūs varētu nodrošināt visu, kas kādam būs vajadzība pēc uzdevuma Asanā.

Izmantojot kreisās puses rūtī esošās cilnes, uzdevumus varat skatīt pēc projekta, taga vai personas. Varat pārliecināties, ka redzat tikai jums piešķirtos uzdevumus, atverot savus uzdevumus, kurus atradīsit arī kreisajā rūtī. Atrodoties savā uzdevumu sarakstā, noklikšķiniet uz punkta uzdevuma nosaukuma kreisajā pusē (vai izmantojiet ikonas uzdevuma detaļās - kas atrodas labajā rūtī), lai kārtotu uzdevumus ar nolūku - tāpat kā tad, kad esat gatavojas strādāt pie viņiem. Kad esat pabeidzis uzdevumu, projekta augšdaļā noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Arhīvs, lai paslēptu to no skata.

Veidojot uzdevumus, jums jāpatur prātā, ka visi jūsu uzdevumos (vai privātajā projektā) pievienotie pēc noklusējuma ir privāti. Tiklīdz pievienosiet publiskus tagus vai pievienosiet uzdevumu publiskam projektam, uzdevums tiks padarīts publisks - un to varēs redzēt visi darbvietas dalībnieki. Pievienoju x tagiem, kas domāti privātai lietošanai (piemēram, rakstīšana vs rakstīšana), lai nejauši nedalītos ar kaut ko tādu, kas domāts, lai paliktu pakļauts. Pārliecinieties, vai taga priekšpusē esat ievietojis x, lai kļūdas dēļ netiktu automātiski aizpildīts līdz publiskam tagam.

Lai uzdevumam pievienotu termiņu, vienkārši noklikšķiniet uz uzdevuma informācijas lauka (vai izmantojiet tastatūras taustiņus Tab + D). Jūs varat iestatīt uzdevumu regulāri atkārtot - vai iestatīt to diezgan foršā intervālā, kas pazīstams kā periodiski. Tas ļauj jums piešķirt noteiktu dienu skaitu pēc tam, kad tas ir atzīmēts kā pabeigts, lai atkārtotu vēl vienu reizi. Ja jums ir jāsaglabā cilnes citiem, vienkārši pārbaudiet uzdevuma statusu cesijas saņēmēja darbplūsmā, uzdevuma detaļās apskatot ikonu, kas atrodas pa labi no viņa vārda.

Padoms: Kad jūs izveidojat uzdevumu sarakstu (man tas ir ar Simplenote manā iPhone - lai gan jūs varat izmantot jebkuru teksta redaktoru, kas sinhronizējas atpakaļ datorā) un velciet to uz Asana, tas katram atsevišķam vienumam izveido atsevišķu uzdevumu. Un, ja starp katru sarakstu ir atstarpe - izmantojot aizzīmes, piemēram, ar virsrakstu, tas padara punktu, kas nav aizzīmēts, par prioritāru virsrakstu. Lai gan tas nedarbojas iPhone lietotnē, tas ļauj jums izveidot vienkāršus sarakstus ar teksta redaktoru un pēc tam tos pārnest uz Asana apstrādei, kad esat gatavs.

Tagi

Es skatos uz tagiem tā, it kā tie būtu konteksti GTD izpratnē. Lūk, ko Asana saka par tagiem:Reklāma

Tagi nodrošina papildu kategoriju līmeni uzdevumiem - tie identificē svarīgas īpašības, kas kopīgas uzdevumiem.

Es kā atzīmes izmantoju atrašanās vietas (vai darbības, piemēram, Rakstīšana). Bet atšķirībā no kontekstiem GTD lietotnēs, piemēram, OmniFocus, es varu apskatīt uzdevumam vairākus tagus, šādi tos aplūkojot. Šī ir lieliska funkcija, it īpaši, ja uzskatāt, ka varat mainīt tagu projektam, ja kādreiz jūtat nepieciešamību to darīt. Es to vēl neesmu izdarījis, bet, ja es galu galā izmantoju twitter kā tagu vairākiem uzdevumiem līdz vietai, kur tas pārsniedz tā lietderību, es varu to mainīt par projektu un pēc tam uzbrukt no šī skatu punkta. Tas ļauj man to atkārtot vēl un vēl, ja man vajadzētu pavadīt daudz laika čivināt (vai arī tas kļūst par lielāku manas darbvietas aspektu nekā tas, ko norādītu tags).

Padoms: Tas nāk tieši no Asana: uzdevumiem, kas nepieciešami vairāku projektu pabeigšanai, to varat norādīt, uzdevuma detaļās noklikšķinot uz pluszīmes, kas atrodas pa labi no Projektiem, vai ierakstot Tab + P un ierakstot nosaukumu attiecīgā projekta.

Iesūtne

Lūk, kā Asana definē savu iesūtni, kas nedaudz atšķiras no tā, ko tradicionāli domā lielākā daļa cilvēku:

(Asana's) Inbox parāda visus uzdevumus, kurus jums ir piešķīris kāds cits vai no cita konteksta. Uzdevumus varat pieņemt sadaļā Jauni uzdevumi, noklikšķinot uz iesūtnes ikonas un izvēloties opciju.

Labākais, ko jūs varat darīt, ir ievērot vienkāršu GTD praksi Do, Delegate, Atlikt vai Dzēst. Katru rītu es katru darbvietu iesūtni izeju cauri un pievienoju uzdevumus dažādiem projektiem (ja pilnvarotais to vēl nav izdarījis). Tad es viņiem attiecīgi pievienoju termiņus, tagus utt. Tas mani izkļūst no iesūtnes un vēl vienu soli tālāk manās darbvietās - tieši tur, kur man jābūt.

Asana lieliskā lieta ir tā, ka Inbox ir paredzēta tikai uzdevumu veikšanai, tā nav dzīvotspējīga vieta, kur tos saglabāt. Patiesībā viņu turēšana Asanā ir daudz pārredzamāka nekā tad, ja jūs to darītu parastā e-pasta iesūtnē. Tā kā komandas dalībnieki atjaunina piezīmes un komentārus, tiklīdz uzdevums tiek atstāts iesūtnē, tas ir lieliski piemērots tiem, kuri vienkārši nevar aplauzt galvu, lai izkļūtu no e-pasta un nonāktu uzdevumu pārvaldniekā. Asana novērš sliktās iesūtnes, ieviešot labākas. Tāpēc tas darbojas tik labi ne-GTDers lietotājiem - un kāpēc dažiem ir pret intuitīvu pāriet uz to pēc tam, kad viņi atrodas, piemēram, OmniFocus, kas iesūtnes izturas pilnīgi atšķirīgi.

Šķietami vienmērīgs savienojums

Kamēr cilvēki iegādājas Asana, jūsu darbplūsma ievērojami uzlabosies. Man ir bijis viens komandas biedrs, kurš ir ielēcis un spēlē kopā ar mani - un rezultātā mēs esam priekšā spēlei. Man ir bijuši citi, kas vienkārši nespēj tajā iesaistīties, aizmirst izpildīt uzdevumu vai nosūtīt atpakaļ pa e-pastu, nevis atjaunināt, izmantojot Asana, kas rada atlaišanu. Bet, tā kā es to izmantoju reliģiski, es spēju noturēties uz pareizā ceļa un lēnām pārveidoju iepriekš nekonvertējamo.Reklāma

Tie, kas nav konvertējami, ir tie, kas izmanto citus komandas uzdevumu pārvaldības risinājumus, tie, kas izmanto individuālos uzdevumu pārvaldniekus ... un tie, kuri vispār neizmanto nevienu. Tas ir tāpēc, ka jebkuras izmaiņas, kuras veicu cilnēs Projekti, Tagi un Personas, darbvirsmā tiks virzītas visiem pārējiem. Šāda veida savienojumu ir grūti uzturēt konsekventu pa e-pastu.

Tā ir tikai viena no lietām, kas padara Asana barjeru iekļūšanai ārkārtīgi zemā līmenī (vismaz pēc produktivitātes risinājumu standartiem), un tas uzņēmumam var dot tikai labu.

Asana vēlmju saraksts

Ja jūs jau lietojāt Asana, jūs zināt, ka tas ir aktīvs (un vienmērīgi aktīvs tajā) attīstība. Tomēr ir dažas lietas, par kurām es biju ieinteresēts, runājot par funkcijām, kuras var vai nevar nākt uz Asanu. Tāpēc es palūdzu Keniju Van Zantu no Asanas uzrunāt viņus:

Es: Vai jūs varat pārveidot uzdevumus projektos?
Kenijs: Mēs jau ilgu laiku esam atkārtojuši apakšuzdevumu / hierarhijas dizainu. Ir daudz interesantu nianšu, un mēs nedomājam, ka kāds no esošajiem pakalpojumiem to uztver pareizi. Šajā brīdī mēs esam izgājuši cauri vairākiem dizainparaugiem un prototipiem, meklējot perfektu spēku līdzsvaru un ērtu lietošanu / grūtības pakarot sevi, un mēs patiešām priecājamies par risinājumu, uz kuru mēs atkal saplūst.

Es: Datu eksportēšana bezsaistes piekļuvei - domas par to?
Kenijs: Mēs plānojam atbalstīt šāda veida eksportu, pārsniedzot esošās drukāšanas un daudzizvēlēšanās un kopēšanas iespējas. Bet vēl aizraujošāk mēs plānojam atbalstīt bezsaistes piekļuvi un galu galā pat rediģēšanu tieši pārlūkprogrammā, izmantojot HTML5 bezsaistes atbalstu. Mūsu tehnoloģiju kaudze padara mūs ļoti piemērotus, lai to nodrošinātu, jo gandrīz visa Asana funkcionalitāte darbojas pārlūkprogrammā. (Pat šodien, ja, lietojot Asana, atvienojaties no interneta, varat turpināt veikt izmaiņas, atstāt komentārus utt., Un jūsu izmaiņas tiks saglabātas ikreiz, kad atkal izveidosiet savienojumu.)

Es: Ņemot vērā nesenos ziņojumus par sākuma datumu un termiņu nozīmīgumu (galvenokārt ar OmniFocus), vai Asana plāno ieviest šajā frontē?
Kenijs: Mūsu plāns par kalendāru / laika grafiku ir viena no aizraujošākajām mūsu produktu redzējuma daļām. Es vēl negribu atklāt pārāk daudz, bet mēs cilvēkiem un komandām sniegsim kopīgu izpratni par laiku un pārliecību par viņu spēju prognozēt savu projektu nākotni tādā līmenī, kāds iepriekš nebija iespējams bez apgrūtinoša un detalizēta projekta pārvaldības process - krietni pārsniedz tikai termiņus salīdzinājumā ar sākuma datumiem

Es: Dienas laiks ... kāpēc tur nav?
Kenijs: Mēs faktiski neredzam pārāk daudz pieprasījumu par termiņiem, taču piekrītam, ka tā trūkst, un to pievērsīs iepriekšminētais kalendāra / laika grafika darbs.

Es: Kas Asanai ir pa ceļam iPad, iPhone, Android ziņā?
Kenijs: Pašreizējā mobilā lietotne galvenokārt ir Asana pavadonis uz darbvirsmas, tāpēc jūs varat piekļūt saviem uzdevumiem visur, kur dodaties. Bet tā bija tikai 1. versija: mēs izveidosim iOS un Android pieredzi, kas ir tikpat atsaucīga un raksturīga kā šodien darbvirsmas lietotne. Mēs esam ļoti apņēmušies nodrošināt lielisku pieredzi mobilajās ierīcēs un planšetdatoros.Reklāma

Noslēgumā

Es tiešām raku Asanu. Tam ir visuresamība, saliedētība un pielāgošanās spēja, ko meklēju uzdevumu pārvaldības risinājumā. Tas tiek mērogots uz augšu vai uz leju, ļaujot pārvaldīt komandas un individuālos uzdevumus - un tas ir zibenīgi gan sinhronizācijā, gan savienojamībā (tas aizņem lapu no Google Wave un ļauj jums redzēt, kad kāds cits raksta). Un tas ļauj tiem, kuri vēlas pārvaldīt uzdevumus pa e-pastu, darīt tieši to, netraucējot progresu tiem, kas to nedara ieviestās integrācijas dēļ.

Kamēr manas 30 dienas ar Asanu ir pabeigtas, manas dienas ar Asanu tikai sākas. Es ļoti iesaku jums dot Asana izskats. Tas ir īsts spēļu mainītājs.