Mans vīrs šobrīd plāno konferenci, un tajā pašā laikā es sāku organizēt vienas dienas pasākumu. Abi mēs jūtamies diezgan nobijušies, tāpēc es domāju, ka mums un citiem varētu būt lietderīgi procesu vienkāršot desmit vienkāršos soļos.

1. Nosakiet Kāpēc

Apsēdieties ar partneriem (ja jums tādi ir) un pārrunājiet konferences gala mērķi. Vai tas ir ieņēmumu radīšana? Vai nodrošināt jaunus klientus? Iegūt publicitāti? Paturiet prātā šo mērķi, turpinot pārējo sarakstu.Reklāma

2. Izveidojiet vēlmju sarakstu

Kā ideālā pasaulē izskatītos jūsu konference? Pierakstiet tādu informāciju kā atrašanās vieta, runātāji, dalībnieku skaits un kvalitāte, ēdiens un jautras aktivitātes.

3. Budžeta projekts

Kā jūs maksāsiet par savu pasākumu? Izpētiet visus resursus, kurus varat izmantot bez maksas (piemēram, ziedoto vietu), un to, ko jūs varat iekasēt no dalībniekiem, lai segtu izmaksas un joprojām gūtu peļņu (ja tas ir mērķis). Izveidojiet budžeta izklājlapu, kurā uzskaitītas galvenās jūsu vēlmju saraksta izmaksu pozīcijas - atrašanās vietas noma, personāls, skaļruņi, ēdienreizes, izkārtnes, audio / vizuālais aprīkojums, drukātie materiāli, dāvanas un jautras ekstras. Neaizmirstiet iekļaut pasākuma, piemēram, vietnes, mārketinga izmaksas un iebūvēt 10 līdz 15 procentu spilvenu, ja izdevumi tiek pārsniegti.

4. Izvēlieties praktiski

Izmaksas, protams, būs faktors, izvēloties vietu, kur rīkot savu pasākumu un kādus pakalpojumus sniegt, taču tāpat būs arī apmeklējums. Jūs vēlaties atlasīt atrašanās vietu, kas atrodas tajā pašā pilsētā ar daudziem dalībniekiem, vai tuvu tai.Reklāma

Jūsu ideālais runātājs var būt Donalds Tramps, taču reālistiski jums, iespējams, jāizvēlas lētāka iespēja. Kūrorts noteikti ir pievilcīgs, bet vai tajā ir pietiekami daudz sanāksmju un personīgo telpu, un vai dalībnieki izbaudīs lokalizāciju pietiekami, lai samaksātu piemaksu?

Apsveriet dalībnieku aptauju no iepriekšējiem notikumiem, piemēram, jūsu, lai saprastu, kas ir vissvarīgākais, apmeklējot šādu konferenci, un izvēlieties, pamatojoties uz šīm atsauksmēm.

5. Darbs ar pārdevējiem

Sāciet strādāt ar budžeta izklājlapas vienību pakalpojumu sniedzējiem pēc iespējas ātrāk. Izprotiet, kas tiks piedāvāts katrā gadījumā, un rūpīgi pārskatiet līgumus un atcelšanas politikas (piemēram, jums jāzina, vai viesnīca nodrošinās audio / video aprīkojumu un atbalstu sanāksmju telpās, vai arī jums tas jāievieš pašam) . Ja jums ir nepieciešams konkrēts pārdevējs, iesaku sazināties ar sanāksmju un apmeklētāju biroju jūsu galamērķa pilsētā.Reklāma

6. Atrodiet skaļruņus

Sazinieties ar savu tīklu, lai identificētu runātāju (-us), kurš (-i) vislabāk palīdzēs jums sasniegt konferences mērķus un atbilst jūsu budžetam (nelūdziet un negaidiet, ka profesionāli runātāji ierodas bez maksas). Pārskatiet demonstrācijas videoklipus un runājiet ar cilvēkiem, kuri šo runātāju ir dzirdējuši jau iepriekš. Sazinoties ar runātāju, sniedziet viņai plašu informāciju, lai viņa varētu pielāgot savas piezīmes savai auditorijai, un pārliecinieties, ka jūs ievērojat viņas ceļojuma kārtību un citas vajadzības.

7. Nosakiet darba kārtību

Sagatavojiet detalizētu konferences laika grafiku, kas sākas agri (plkst. 8:00 ir saprātīgi) un beidzas agri (plkst. 16:00). Ieplānojiet oficiālu runātāju, mazo grupu darbnīcu un bezmaksas tīkla laika apvienojumu. Plānojiet barot savus dalībniekus ik pēc dažām stundām, vai nu ar pilnu maltīti vai uzkodām pauzes laikā. Kad dienas programma ir pabeigta, apsveriet iespēju organizēt vakariņas tuvējā restorānā vai vietējās izklaides, piemēram, ekskursiju.

8. Tirgot savu pasākumu

Izveidojiet sava pasākuma logotipu un krāsu gammu un parādiet to pasākuma vietnē ar tiešsaistes reģistrāciju. Piesakieties savam karaspēkam, lai izplatītu vārdu, izmantojot e-pastu un viesu ziņas tiešsaistes plašsaziņas līdzekļos, kas paredzēti jūsu auditorijai. Vajadzības gadījumā izmantojiet vietējo notikumu sarakstu vietnes. Apsveriet iespēju piedāvāt atlaides organizācijām, kuras sūta vairāk nekā vienu dalībnieku.Reklāma

9. Plāno dienu bez stresa

Iepriekš aktīvi sazinieties ar dalībniekiem un pārdevējiem, lai viņi zinātu, kur būt un ko sagaidīt. Iegūstiet viņu kontaktinformāciju un pārliecinieties, ka viņiem ir jūsu. Apmeklējiet objektu pirms konferences sākuma, lai pārliecinātos, ka jūsu darbinieki ir vietā un viss ir darba kārtībā. Kad lietas beidzas un ienāk rēķini, pārskatiet tos pa rindām, lai strīdus varētu atrisināt uz vietas.

10. Novērtējiet savu notikumu

Tagad, kad esat gatavs visu laiku iesaistīties pasākumu plānošanas biznesā, apskatīsim, ko jūs varat uzzināt nākamreiz. Palūdziet dalībniekiem aizpildīt papīra vai elektronisko novērtēšanas veidlapu un meklēt kopīgas atsauksmes.

(Foto kredīts: seminārā izmantojot Shutterstock) Reklāma