Kaut arī labi palīgi var atbrīvot mūs no ikdienas biroja darbībām un sargāt mūsu grafikus, lieliski palīgi var paveikt ikdienas darbu, kas nav saistīts ar uzraudzību, ko parasti veic vadītājs vai izpilddirektors, ļaujot mums koncentrēties uz augstāka līmeņa uzdevumiem.Reklāma

SKATĪT ARĪ : Četras efektīvas dabiskā stresa ārstēšanas metodesReklāma

Tiem no mums, kuriem paveicies, ka mums ir lieliski palīgi, mēs zinām, cik ievērojami viņi var uzlabot mūsu efektivitāti. Man ir svētība, ka man ir divi neticami lieliski palīgi, un, lai gan katrs ir pārcēlies uz atbildīgākiem amatiem, viņu ieguldījums paliek man.Reklāma

Augstas atmaksas iemaksas

Šie četri priekšmeti ir uzdevumi (vai darbības jomas), kurus uzticams asistents var veikt viegli, nekavējoties atbrīvojot laiku līdz pāris stundām dienā un ievērojami uzlabojot biroja darbību - ja vien tas jau nav precīzi noregulēts aparāts.Reklāma

1. Esi sava grafika pārvaldnieks. Mudiniet savu palīgu uzņemties atbildību par jūsu grafika efektivitāti. Pārliecinieties, ka viņš vai viņa saprot jūsu darba prioritāti un kam var - un kam vajadzētu ļaut ignorēt jūsu plānoto dienu. Tad ļaujiet asistentam sākt pārvaldīt jūsu tikšanās jūsu vietā. Tikties ar viņu katru rītu un pēcpusdienu, lai pāris nedēļas to pārskatītu un pēc tam samazinātu tikšanās biežumu, kas kalpo jums abiem.
2. Filtrējiet un pasūtiet savu e-pastu. Tiešām. Kāpēc jūs jāizlemj, kuru e-pastu lasāt - un kāpēc jums atkārtoti jāpieņem lēmums, pamatojoties uz to, kad kāds to sūta? Cilvēki sūta pārāk daudz e-pasta ziņojumu un gandrīz nemaz neizšķir, kā to padarīt efektīvāku. Ļaujiet palīgam izlemt, kas un kad jums jālasa. Tas, kā jūs divi organizējat šo procesu, ir atkarīgs no jums.
3. Sapulcēs veiciet piezīmes par jums interesējošām tēmām. Ja jūs efektīvi izmantojat savu palīgu, viņam vai viņai jau ir ideja par to, kāda veida informācija jums nepieciešama, lai labi veiktu savu darbu. Ļaujiet viņiem palīdzēt to iegūt un iedrošiniet viņus apzināties lietas, par kurām neesat jautājis.
4. Nosakiet uzlabojumus biroja darbībā. Tas ir viegli. Vai arī jūs to varat apgrūtināt. Ja jums nav citas personas, kas būtu biroja vadītājs, jūsu palīgs varēs lieliski ieteikt vai vienkārši īstenot uzlabojumus cilvēku un informācijas plūsmai jūsu organizācijā un ārpus tās. Piešķiriet viņiem atbildību un pilnvaras to darīt.

Potenciālie spēļu mainītāji

Atlikušajos četros priekšmetos ir priekšmeti, ar kuriem daži vadītāji ir apmierināti, un daži ir daudzi ļoti neērti ar. Neviens nesolīja, ka vadība bija vienkārša; šie potenciālie spēļu mainītāji var palīdzēt lieliskam palīgam būt daudz efektīvākam.

1. Atbildiet uz ikdienas e-pastu. Daudzi no tiem ir diezgan viegli. Tipiski piemēri ietver ikdienas pieprasījumus pēc informācijas, atbildes uz e-pasta ziņojumu plānošanu un pieprasījumus, par kuriem nav nepieciešama jūsu kompetence vai īpaši lēmumi. Citos gadījumos, ļaujot asistentam saprast, kā jūs atbildētu uz līdzīgiem ziņojumiem, viņš varēs sagatavot atbildes jūsu pārskatīšanai un nosūtīšanai.
2. Apmeklējiet sanāksmes bez lēmuma pieņemšanas. Ja sapulces mērķis ir informācijas izplatīšana, nevis lēmumu pieņemšana, jūsu palīgs var atbrīvot daļu jūsu laika citām lietām, apmeklējot šīs sanāksmes un apkopojot informāciju. Tad viņi to var apkopot pārskatīšanai.
3. Parādiet izaugsmes potenciālu. Daži patiešām lieliski palīgi ir ļoti priecīgi par šo lomu un nevēlas pāriet uz citiem amatiem vai iegūt papildu atbildību, pat demonstrējot skaidru spēju to izpildīt. Citiem ir spējas un vēlme pēc paaugstinātas atbildības. Apsveriet iespēju to viņiem dot. Pretējā gadījumā jūs zaudējat lielisku palīgu, kā arī potenciāli citu darbu veicēju.
4. Nosakiet sev iespējamo talantu. Kas?! Ļaujiet palīgam atrast sev talantu ?! Kāpēc ne? Ja asistentam ir iespējas, kāpēc to jātērē? Tikai daži cilvēki zinās jūsu organizatoriskās vajadzības un pārvaldības programmu, kā arī jūsu palīgu, un tikai daži cilvēki ir tik labi sagatavoti, lai pārdotu darbu jūsu labā. Vai tas nozīmē ļaut viņiem nolīgt talantu? Nē. Es neiesaku deleģēt darbā pieņemšanas pilnvaras. Es iesaku izmantot pieejamos aktīvus, lai panāktu lielāku efektivitāti ar ierobežotu laiku un resursiem.

(Foto kredīts: Jauna sieviete, nogurdinoša austiņa caur Shutterstock)