KĀ EFEKTĪVI RAKSTĪT SAPULCES PROTOKOLU (AR PIEMĒRIEM)

Protokols ir valdes, uzņēmuma vai organizācijas sanāksmes rakstisks protokols. Sanāksmju protokoli tiek uzskatīti par juridisku dokumentu, tāpēc, tos rakstot, tiecieties pēc toņa skaidrības un konsekvences.

Tā kā protokols ir pastāvīgs sapulces protokols, pirms sūtīšanas noteikti pārbaudiet to labi. Ir ieteicams tos vadīt vadītājam vai pieredzējušam dalībniekam, lai pārliecinātos, ka paziņojumi un informācija tiek precīzi notverti.

Vislabākie sapulces protokolētāji ir uzmanīgi klausītāji , ātri mašīnrakstītāji un pietiekami labi pārzina sapulces tēmas un apmeklētājus. Piezīmju ņēmējam jābūt pietiekami stingri uztvertam tematam, lai spētu atdalīt svarīgos punktus no trokšņa, kas var būt ilgstošas, izvilktas diskusijas. Turklāt, kas ir svarīgi, piezīmju ņēmējam nevajadzētu vienlaikus vadīt un veikt piezīmes. (Ja jums kādreiz tiek lūgts to darīt, noraidiet.)

Tālāk ir sniegti daži soli pa solim padomi, kā efektīvi rakstīt sapulces protokolu.

1. Izstrādājiet darba kārtību

Sadarbojieties ar priekšsēdētāju vai valdes priekšsēdētāju, lai izstrādātu detalizētu darba kārtību.

Sanāksmes notiek kāda iemesla dēļ, un jautājumi, kas jārisina un par kuriem jālemj, jāuzskaita dalībnieku brīdināšanai. Sadarbojieties ar konferences dalībnieku, lai sastādītu darba kārtību, kurā katrai tēmai tiek piešķirts laiks, lai sapulce būtu kustīga un lai grupai būtu pietiekami daudz laika visu jautājumu izskatīšanai.

Darba kārtība būs jūsu sapulces protokola izklāsts. Saglabājiet protokolu virsrakstus ar nepārtrauktības darba kārtības tēmām.

2. Izpildiet veidni no bijušajiem protokoliem

Ja esat jauns valdē vai organizācijā un pirmo reizi rakstāt protokolu, lūdziet redzēt iepriekšējās sapulces protokolu, lai jūs varētu saglabāt to pašu formātu^[1].

Parasti organizācijas nosaukums vai sanāksmes grupas nosaukums ir augšpusē: XYZ direktoru padomes sēde, ar datumu nākamajā rindā. Pēc datuma iekļaujiet gan sapulces pasūtījuma laiku, gan tikšanās laiku. Piemēram:

Super Company, Inc. direktoru padomeReklāma

Sapulces protokols

Datums: 2019. gada 20. maijs

Laiks: no pulksten 10:00 līdz 12:30

Lielākā daļa satikto grupu to dara regulāri, katrā sanāksmē izvirzot noteiktus darba kārtības jautājumus. Dažās grupās protokola beigās ir iekļauta sadaļa Nākamie soļi, kurā ir uzskaitīti projekti, kam sekot, un piešķirta atbildība.

Bijušās sapulces veidne arī palīdzēs noteikt, vai grupa reģistrē kvoruma ievērošanu, un citus elementus, kas raksturīgi organizācijas sapulces protokoliem.

3. Reģistrēt apmeklējumu

Lielākajā daļā valdes valdes sekretārs ir persona, kas atbild par sapulces protokola sastādīšanu. Organizācijas sanāksmēs protokolētājs var būt projekta koordinators vai vadītāja vai izpilddirektora palīgs. Viņai vai viņam jāierodas dažas minūtes pirms sapulces sākuma un jāapmeklē apmeklējuma lapa ar visu locekļu vārdiem un kontaktinformāciju.

Sanāksmes dalībniekiem būs jāpārbauda viņu vārdi un jāveic izmaiņas viņu informācijā. Tas palīdzēs gan kā rezerves dalībnieku dokumentu, gan nodrošinās, ka informācija tiek nosūtīta uz visjaunākajām e-pasta adresēm.

Visu dalībnieku vārdi ir jāuzskaita tieši zem sapulces nosaukuma un datuma, zem apakšvirsraksta ar uzrakstu Present. Uzskaitiet visu dalībnieku vārdus un uzvārdus, kā arī nosaukumus vai piederību, atdalot tos ar komatu vai semikolu. Piemēram:

Klāt: Džons Doe, prezidents; Džeina Smita, viceprezidente; Džeks Viljamss, sekretārsReklāma

Ja valdes loceklis nevarēja piedalīties sanāksmē, nosauciet savu vārdu pēc šādas frāzes: Kopēts uz: Dalībnieku sarakstā var būt citi apzīmējumi. Piemēram, ja vairāki sapulces apmeklētāji ir personāla locekļi, bet visi pārējie ir brīvprātīgie, jūs varētu vēlēties rakstīt (Personāls) aiz katra darbinieka.

Parasti dalībnieki ir uzskaitīti alfabētiskā secībā pēc viņu uzvārdiem. Tomēr dažās organizācijās ir ieteicams vispirms uzskaitīt valdes vadību. Tādā gadījumā vispirms tiktu uzskaitīts prezidents vai līdzpriekšsēdētāji, kam seko viceprezidents, seko sekretārs un pēc tam - kasieris. Tad visi pārējie dalībnieku vārdi tiktu alfabēti pēc uzvārda.

Ir arī ierasta prakse, ja dalībnieks pievienojās sapulcei, izmantojot konferences zvanu. To var norādīt, rakstot pa tālruni un uzskaitot dalībniekus, kuri zvanīja.

4. Nosaukšanas konvencija

Parasti pirmo reizi, kad kāds uzstājas sapulcē, tiks norādīts viņa vārds un bieži nosaukums.

Piemēram, XYZ valdes priekšsēdētājs Rodžers Makgovans sasauca sanāksmi pēc kārtības. Nākamajā reizē, kad runās Rodžers Makgovans, jūs varat vienkārši atsaukties uz viņu kā Rodžeru. Ja sapulcē ir divi Rodžers, lai nošķirtu abus viņu uzvārdu iniciāļus: Rodžers M. aicināja balsot. Rodžers T. atturējās.

5. Ko (un ko ne) iekļaut

Atkarībā no sanāksmes rakstura tā varētu ilgt no vienas līdz vairākām stundām. Klātesošajiem tiks lūgts izskatīt un pēc tam apstiprināt sapulces protokolu. Tādēļ jūs nevēlaties, lai protokols pagarinātos garā dokumentā.

Tvert visu, ko cilvēki saka burtiski, recenzentiem ir ne tikai nevajadzīgi, bet arī kaitinoši.

Katram darba kārtības punktam jūs galu galā vēlaties apkopot tikai attiecīgos diskusijas punktus un visus pieņemtos lēmumus. Pēc sapulces izpētiet savas piezīmes, pārliecinoties, ka rediģējat visus apļveida vai atkārtotos argumentus, un atstājiet tikai attiecīgos izteiktos punktus.

6. Uzturiet neitrālu signālu

Protokols ir juridisks dokuments. Tos izmanto, lai izveidotu organizācijas vēsturisko darbības uzskaiti. Ir svarīgi saglabāt vienmērīgu, profesionāls tonis . Nekad nelieciet iekaisuma valodu protokolos, pat ja sanāksmes valoda kļūst karsta.

Jūs vēlaties objektīvi ierakstīt diskusijas būtību, kas nozīmē pieminēt galvenos aptvertos punktus, nepiešķirot vainu. Piemēram, darbinieki pievērsās valdes locekļu jautājumiem par pārdevēja profesionalitāti.Reklāma

Attēlojiet kādu advokātu desmit gadus, kad esat nolasījis protokolu, lai atrastu pierādījumus par iespējamām pārkāpumiem. Jūs nevēlaties izgreznojumu krāsaina adverba vai uzmetiena veidā, lai aizēnotu jebkādu notikuma izklāstu.

7. Reģistrē balsis

Protokola galvenais mērķis ir ierakstīt visas valdes vai organizācijas balsis. Lai veiktu stabilu lietvedību, ir jāpiemin, kurš dalībnieks veic kustību, ko kustība pauž burtiski un kurš dalībnieks sekundē kustību.

Piemēram, viceprezidente Sindija Džeikobsena ierosināja 50 procentus jeb 50 000 ASV dolāru no ieņēmumiem no ZZZ fonda dāvinājuma novirzīt CCC stipendiju fondam. Prezidents Roger McGowan atbalstīja priekšlikumu.

Šī balsošanas tabula būtu jāizsaka arī neitrālā valodā: Valde vienbalsīgi balsoja par hartas grozīšanu šādā veidā vai arī Lēmums piešķirt 1000 ASV dolāru koku stādīšanas centieniem tika pieņemts no 4 pret 1, valdes priekšsēdētājam Makgovanam iebilstot.

Lielākā daļa valdes mēģina panākt vienbalsīgu balsošanu. Dažreiz, lai palīdzētu valdei panākt vienotāku rezultātu, valdes loceklis var atturēties no balsošanas: Priekšlikums tika pieņemts no 17 pret 1 un viens atturējās.

8. Pare Down piezīmes pēc sanāksmes

Pēc sapulces izlasiet savas piezīmes, kamēr visas diskusijas paliek svaigas jūsu prātā, un veiciet nepieciešamās izmaiņas. Pēc tam salāgojiet sanāksmes protokolu pēc būtības, sniedzot īsu pārskatu par diskusiju, kurā apkopoti argumenti, kas izteikti par un pret lēmumu.

Cilvēki bieži runā sarunvalodā vai idiomos, kā tas ir: Tas nav pat balles laukumā vai arī jūs sākat izklausīties kā salauzts ieraksts. Kaut arī jums varētu rasties kārdinājums minūtēs paturēt precīzu valodu, lai pievienotu krāsu, pretojieties.

Turklāt, ja sapulces ietvaros notiek kāda prezentācija, protokolā neiekļaujiet informāciju no Powerpoint. Tomēr jūs vēlaties reģistrēt galvenos diskusijas posmus pēc prezentācijas.

9. Korektūra ar rūpību

Pārliecinieties, vai esat pareizi uzrakstījis visus vārdus, ievietojis pareizo sapulces datumu un vai protokols ir skaidri nolasīts.

Pirmo reizi lietojot saīsinājumus, izrunājiet tos. Atcerieties, ka piezīmes var pārskatīt citi, kuriem akronīmi nav pazīstami. Esiet konsekvents virsrakstos, pieturzīmēs un formatējumā. Protokoliem jābūt slīpētiem un profesionāliem.Reklāma

10. Izplatiet plaši

Pēc apstiprināšanas nosūtiet minūtes pa e-pastu uz pilnu pansiju - ne tikai dalībniekiem - pārskatīšanai. Jūsu protokols palīdzēs informēt tos, kas nebija klāt, par svarīgām darbībām un lēmumiem.

Nākamās sanāksmes sākumā aiciniet apstiprināt protokolu. Ņemiet vērā visus labojumus. Mēģiniet izstrādāt sapulcē norunātās izmaiņas, lai netērētu daudz laika pārskatīšanai.

Lūdziet priekšlikumu apstiprināt protokolu ar saskaņotajām izmaiņām. Kad dalībnieks piedāvā priekšlikumu, lūdziet citu sapulcē esošu personu atbalstīt priekšlikumu. Viņi saka: visi ir apstiprināti. Vienmēr vaicājiet, vai ir kāds, kurš to neapstiprina. Pieņemot, ka nē, tad sakiet: mūsu pēdējās sanāksmes protokols tiek apstiprināts, tiklīdz ir veiktas saskaņotās izmaiņas.

11. Rūpīgi kartotē

Tā kā protokoli ir juridisks dokuments, uzmanieties, iesniedzot tos. Pārliecinieties, vai dokumenta faila nosaukums atbilst iepriekš iesniegto protokolu failu nosaukumiem.

Reizēm organizācijas dalībnieki var vēlēties pārskatīt iepriekšējās minūtes. Ziniet, kur tiek iesniegti protokoli!

Viens brīdinājums

Šajā augsto tehnoloģiju laikmetā jūs varat sev uzdot jautājumu: vai sapulces ierakstīšana nebūtu vienkāršāka? Tas ir atkarīgs no organizācijas protokoliem, bet, iespējams, nē.

Noteikti pajautājiet, kādi ir noteikumi organizācijā, kurā jūs lietojat minūtes. Atcerieties, ka protokols ir protokols par sapulcē paveikto, nevis par sapulcē teikto.

Protokols atspoguļo lēmumus, nevis diskusijas. Neskatoties uz viņu vārdu, protokols nav protokols minūtē.

Apakšējā līnija

Lai kļūtu par ekspertu, kas veic protokolu, ir nepieciešama dziļa auss, vēlme mācīties un zināma prakse, taču, sekojot šiem padomiem, jūs drīz kļūsiet prasmīgs.