Savos četrdesmit darba gados es vienmēr sūdzējos par garām, garlaicīgām un neproduktīvām tikšanām, tāpēc pievienojieties klubam! Jā, vecā stila tikšanās negatīvi ietekmē morāli, produktivitāti un motivāciju.^[1]

Viņš (Vorens Bafets) neļauj savam kalendāram piepildīties ar bezjēdzīgām sanāksmēm. - Bils Geitss

Tātad, kāpēc sapulces nevar būt īsākas, produktīvākas un vienmērīgas, es uzdrīkstos teikt, ka jautras?

Labā ziņa ir tā, ka daudzi uzņēmumi tagad ir līderi sapulču vadībā.

Šeit ir 12 produktīvas tikšanās noslēpumi. Ja esat vadītājs vai komandas vadītājs, iespējams, vēlēsities tos ieviest. Ja esat komandas loceklis, jūs vienmēr varat izteikt priekšlikumus, lai tikšanās tiešām varētu kļūt ļoti produktīvas.

1. Laiks nav īstā problēma

Lielākā daļa cilvēku sūdzas, ka viņiem nav pietiekami daudz laika, un sapulces var viņiem laupīt šo dārgo preci. Vēl viens veids, kā to aplūkot, ir vienkārši koncentrēties uz enerģijas līmeni, kāds jums ir.

Plānojiet pauzes, lai produktivitātes līmenis būtu maksimāls.Reklāma

Pārvaldiet savu enerģiju, nevis laiku. - Tonijs Švarcs

2. Padariet sanāksmes īsākas

10 vai 15 minūšu laika ierobežojuma noteikšana var patiešām palīdzēt. Daži vadītāji faktiski saņem taimeri, lai tas tiktu izslēgts, kad sapulce ir pabeigta. Nav nejaušība, ka TED sarunu maksimālais ierobežojums ir 18 minūtes.

Iemesls ir tas, ka visi pētījumi rāda, ka mūsu uzmanības ilgums pakāpeniski samazinās, ja sanāksmes vai sarunas ilgst ilgāk. Pētījumi, kas veikti Teksasas Kristīgajā universitātē, liecina, ka studenti atceras vairāk informācijas pēc īsākām stundām.^[2]

3. Plānojiet sapulces tikai tad, kad tas ir nepieciešams

Lielākajai daļai uzņēmumu ir noteikts sapulču laiks un diena. Tas nozīmē, ka produktivitāte tiek palēnināta tikai noteikta grafika dēļ.

Daudz labāk ir tikties, kad lietas ir jāpadara, jāpieņem lēmumi un jāpabeidz darbības punkti.

4. Iepazīstieties ar Standing up vai kaut kur citur

TOļoti interesanti pētījumiparāda, ka apsēšanās palielina teritoriālos jautājumus.^[3]

Cilvēki jūtas ērti un vēlas arī paust savu nostāju vai autoritāti.Tas nav tik viegli izdarāms, pieceļoties kājās. Reklāma

Dalībnieki jūtas mazāk mierīgi un vēlas lietas paveikt ātrāk. Ir arī citi novatoriski sapulču rīkošanas veidi.

Bet lai kur jūs atrastos, esiet novatorisks savā telpā. Izmēģiniet stand-up sanāksmi vai atstājiet galdus un dodieties uz parku. Izkļūstiet no ikdienas vides. - Ričards Brensons

5. Iepriekš plānojiet darba kārtību

Īsai sanāksmei joprojām ir nepieciešama darba kārtība, un, ja iespējams, tā ir jāizplata pirms sanāksmes. Tas palīdz cilvēkiem sagatavoties un koncentrēties uz jautājumiem, kas jāapspriež.

Lūk Kā izveidot vienkāršu un efektīvu slepkavu sanāksmju programmu .

6. Izveidojiet viedtālruņa bezmaksas zonu

Jautājiet cilvēkiem par viņu kolēģiem, kuri sapulču laikā izmanto viedtālruņus vai planšetdatorus. Vairākums to apvaino, jo tas parāda cieņas trūkumu, kā arī parāda, ka pilnīga līdzdalība ir nevienmērīga vai tās nav.^[4]

Daudz labāk ir padarīt sapulces zonu par viedtālruņu brīvu zonu un mudināt cilvēkus atstāt tālruņus ārpusē grozā ar piestiprinātu pastu. Baltais nams to jau dara.

7. Ierobežojiet dalībnieku skaitu

Šis ir viens no ieteikumiem, kas minēts Kristenas Gilas ierakstā ‘Start-Up Speed’.^[5]Viņa ir Google biznesa operāciju vadītāja.Reklāma

Ja jūs ierobežojat apmeklētājus ar tiem, kas tieši iesaistīti projektā vai procedūrā, pārējiem paliek vairāk laika turpināt darbu.

8. Vadiet sapulci kā pulksteņa mehānismu

Sēdes vadīšana ir patiešām izveicīgs uzdevums. Ideālā gadījumā jums jāveic dažas vai visas no šīm darbībām:

• Norādiet sapulces mērķi, piem. - Mēs šodien tiekamies, lai pabeigtu auditoru vizīti.
• Ievērojiet tēmas, kas nav saistītas ar tēmu. Tos var ievietot ‘autostāvvietā’, ja beigās ir laiks.
• Mudiniet visus iestāties.
• Atturēt no izrādēm.
• Turieties pie piešķirtā laika.

9. Veikt prom rīcības punktus

Personai, kas vada sapulci, ir jāseko līdzi tam, lai īsā laika posmā viss notiktu.

Praksē tas nozīmē, ka beigās cilvēkiem ir rīcības punktu saraksts un ka tie tiek atzīmēti DRI (tieši atbildīgā persona).^[6]

10. Atļaut tranzīta laiku

Pārliecinieties, ka pirms sapulces ir ieplānots pietiekami daudz laika, lai cilvēki varētu tur nokļūt laikā.

Atļaujot desmit minūtes pirms un pēc citām saistībām, cilvēki var sapulcēties un plānot prombūtni, kaut arī tā ir ļoti īsa.

Lēmumi tiek reģistrēti, un tos var nosūtīt pa e-pastu kā atgādinājumus visiem dalībniekiem.Reklāma

11. Nākamās sanāksmes rezultātu izklāsts un plāns

Pieņemot, ka rīcības punkti dos nepieciešamos rezultātus, vienmēr ir ieteicams izklāstīt, kas jāiekļauj nākamajā sanāksmē.

Tas nav jāakmens, bet tam jāatbilst biznesa un mārketinga plāniem. Tas arī palīdz izcelt ilgtermiņa mērķus.

12. Veiciniet sapulces prasmju apmācību

Dažu sapulces uzdevumu deleģēšana gan pirms sapulces, gan tās laikā ir lielisks veids, kā tuvoties sapulces prasmju apmācībai.

Izlemiet, kurš būs atbildīgs par rīcības punktu, laika un darba kārtību atzīmēšanu. To var izdarīt rotācijas kārtībā, lai jūs joprojām būtu atbildīgs par sapulces vadīšanu. Lai palīdzētu efektīvi rakstīt sapulces protokolu, apskatiet šos padomus: Kā rakstīt lieliskas sapulces minūtes, lai tulkošanā nekas nezaudētu

Vairāk par produktivitāti darbā

• Kā būt produktīvam darbā: 9 pamatnoteikumi
• 6 vienkārši ieradumi darbā, kas uzreiz palielinās jūsu produktivitāti
• Pomodoro tehnika: vai jums ir pareizi palielināt produktivitāti?
• Kā produktivitātes formula var motivēt darbiniekus strādāt efektīvi

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: Atvienojiet, izmantojot unsplash.com

Atsauce