Aizņemtas nedēļas laikā pēdējais, ko līderis vai vadītājs vēlas, ir izniekota stunda vai divas, kas pavadītas neproduktīvā sanāksmē.

Ja es jums jautātu, kāds būtu visefektīvākais veids, kā būt neefektīvam, esmu pārliecināts, ka daudzi no jums teiktu, ka sanāksmes ir sliktas.

Sanāksmes šodien patērē vairāk darba stundu nekā jebkad agrāk. Šodien vadītāji apmēram pusi nedēļas pavada sanāksmēs.^[1]Saskaņā ar TED pētījumu trešdaļa šī laika tiek tērēta bezjēdzīgām, slikti vadītām sanāksmēm .

Clarizen aptaujā tika ziņots, ka darbinieki uzskata, ka sanāksmes ar statusu ir laika izšķiešana un ka gandrīz 50% respondentu labprātāk dodas uz DMV vai skatās krāsas sausu.^[2]

Hārvardas biznesa pārskata rakstā^[3]trīs konsultanti no Beina ziņoja par vingrinājuma rezultātiem, kurā analizēja nenosaukta liela uzņēmuma darbinieku perspektīvas grafikus - un secināja, ka viena iknedēļas vadītāju sanāksme gadā aizņēma 300 000 stundas.

Autori raksta, ka kopējā summa neietver darba laiku, kas pavadīts, gatavojoties sanāksmēm.

Cik daudz sanāksmju esat apmeklējis, ja nebija skaidras darba kārtības vai mērķa?

Cik daudzi no jums ir sēdējuši sapulcēs, kas lēca no vienas tēmas uz otru, bet sapulces beigās nebija skaidra rīcības plāna?

Ja no sapulcēm esat aizgājis apjukušāk nekā tad, kad ieradāties, lūdzu, paceliet roku.

Sanāksmēm nav jābūt tādām, no kurām mēs baidāmies un ko izturam. Viņiem nav jābūt kaut kam, no kā mēs dreifējam.

Mums jāatrod veidi, kā sapulces būt daudz apzinātākas, enerģiskākas un produktīvākas, kas sniedz reālus, taustāmus rezultātus.

Tātad, kā produktīvāk vadīt komandas sapulces?

Šeit ir 10 veidi, kā vadītāji un vadītāji var sākt vadīt komandas sanāksmes, kas ir produktīvas, efektīvas un noderīgas visiem iesaistītajiem:Reklāma

1. Katru sapulci ierāmējiet pozitīvi

Lai ikvienam telpā esošajam būtu pozitīva domāšana un enerģija sapulcei, lielisks sākumpunkts ir panākt, lai visi telpā esošie cilvēki dalītos ar kaut ko tādu, par ko viņi ir guvuši panākumus vai ir sajūsmā.

Tas nekavējoties nosaka visas tikšanās toni un virzienu.

Tā vietā, lai cilvēki negatīvi domātu par sapulces apmeklēšanu, viņi nāk no pozitivitātes, ieguldījuma un pozitivitātes vietas.

2. Istabā ir skaidrs vadītājs

Neatkarīgi no sapulces mērķa kādam telpā ir jāuzņemas atbildība par sapulces vadīšanu un vadīšanu.

Šī persona noteiks sapulces darba kārtību, pārliecināsies, vai tā neattiecas uz tēmu, un nodrošinās, ka sapulce noritēs norunātajā termiņā.

Viņi bieži ziņos par progresu, sniegs skaidrību par to, kam jānotiek pēc sanāksmes, un sanāksmē iesaistītos cilvēkus apņemsies veikt turpmākās darbības.

Ja neviens nevalda kontroli, cilvēki ar vislielāko personību vai vislielāko viedokli var dominēt un apturēt klusāku personību ieguldījumu.

3. Lieciet istabā pareizos cilvēkus

Padomājiet par pēdējo lielo sanāksmi, kurā bijāt ... Vai sanāksme bija pilna ar cilvēkiem, kas sastādīja skaitļus, vai arī tā bija pilna ar cilvēkiem, kuri sniedza ieguldījumu un sniedza ieguldījumu?

Es domāju, ka tas bija pēdējais.

Lai vadītu patiešām produktīvu sanāksmi, veltiet laiku, lai apsvērtu, kurš tajā tiks iesaistīts.

Jūs vēlaties, lai telpā būtu cilvēki, kuri pievienotu vērtību, kuri būtu aktīvi līdzautori, kuriem būtu priekšzināšanas, būtu lēmumu pieņēmēji, rīcībspēki un kurus sanāksmes rezultāts tieši ietekmētu.

Esiet piesardzīgs, piepildot telpu, ja vien tas nav absolūti nepieciešams, ar cilvēkiem, kuru motivācija būt tur ir vai nu statuss, vai bailes kaut ko palaist garām.

Koncentrējieties uz to, lai sapulču telpā būtu cilvēki, kas sniegs produktīvu ieguldījumu, nevis pasīvi apkārtējie.Reklāma

Ja jums ir tiesības organizēt sapulces, kā jums patīk, koncentrējieties uz to, lai tās sniegtu visproduktīvākos rezultātus.

4. Izmantojiet cilvēku unikālās stiprās puses dažādās sanāksmēs

Ne visi jūsu uzņēmumā vai komandā ir piemēroti katrai sapulcei.

Lielisks padoms produktīvu sanāksmju veidošanai ir noskaidrot, kurās sanāksmēs komandas locekļiem vajadzētu būt un kādiem tiem nevajadzētu būt.

Nedomājiet tikai par telpas piepildīšanu, izvēlieties aicināt cilvēkus, kuri, jūsuprāt, dos vislielāko ieguldījumu.

Mums visiem ir dažādas stiprās puses. Daži no jūsu komandas locekļiem lieliski darbosies ideju vētrajās sanāksmēs, bet citi, iespējams, saņems stresu, domājot par dalību.

Tas pats attiecas uz procesa un statusa sanāksmēm.

Runājot par sapulces lielākās ietekmes radīšanu, ir svarīgi apsvērt, kādu enerģiju vēlaties telpā un kas var dot sapulcei pareizo vērtību.

Ja jums ir skaidrība par to, nodrošiniet pareizos cilvēkus telpā.

Korporatīvās karjeras laikā es mēdzu vadīt prāta vētras, stratēģijas un statusa sanāksmes. Es zināju, ka dažādi komandas locekļi atvedīs dažādas prasmju kopas uz konkrētām sanāksmēm.

Viens no maniem vecākajiem direktoriem bija vairāk stratēģisks nekā radošs, tāpēc es pārliecinātos, ka viņa bija pirmais manas komandas lapā stratēģijas sanāksmēs. Bet es viņu atturēju no prāta vētras sanāksmēm, par labu citiem komandas locekļiem.

Cits komandas loceklis bija lielisks stratēģiskais plānotājs, tāpēc es nodrošināšu, ka viņa sēž gan ideju vētra, gan stratēģijas sanāksmēs. Prāta vētras sanāksmēs viņas vērtība bija domāšana par plānu un darbības soļiem, kas nepieciešami radošo ideju īstenošanai.

Produktīvu sanāksmju vadīšana bieži ir saistīta ar to, ka esi lieliska orķestra vadītājs. Ja telpā nav pareizo papildinstrumentu un izpildītāju, kas sadarbojas kopā un strādā harmoniski, rezultāts var radīt lielu jucekli. Bet, ja jūs apvienojat pareizos izpildītājus, rezultāti var būt maģiski un iedvesmojoši.

5. Beidziet sapulces ar skaidriem darbības soļiem un pienākumiem

Padomājiet par pēdējo tikšanos, kurā bijāt, iespējams, ka bija daudz lielisku sarunu, vērtīgu ieguldījumu un atziņu.Reklāma

Bet kas notika tikšanās beigās? Vai jūs visi gājāt atsevišķi, vai arī bija noteikti skaidri darbības soļi un pienākumi?

Katras sanāksmes beigās ir vērts atvēlēt laiku, lai visi dalītos ar savu lielāko ieskatu.

Tas pastiprina ieguldījumu un sadarbību un nodrošina, ka visi no sapulces nāk prom, skaidri redzot sapulces vērtību.

Lai to vēl vairāk pastiprinātu, sapulces vadītāja pienākums ir skaidri noteikt darbības soļus, personīgos pienākumus un termiņus, lai rīkotos attiecībā uz galvenajiem sanāksmes elementiem.

6. Izveidojiet skaidru sapulces mērķi

Uzturēšanās uz ceļa ir viena no grūtākajām izaicinājumiem efektīvas, produktīvas sanāksmes vadīšanai. Iemesls tam ir tas, ka daudzas sanāksmes tiek organizētas bez skaidra mērķa vai pat darba kārtības.

Dažas sanāksmes notiek vienkārši tāpēc, ka kāds, iespējams, ir nolēmis, ka jums būs iknedēļas sanāksme par statusu.

Pārejot uz šādām sanāksmēm, bez skaidras izpratnes par to, kas tieši ir sapulce, kāda ir darba kārtība vai kādas ir tās prioritātes, var likties, ka sapulce ir jūsu laika izšķiešana.

Kad jums būs skaidrs sanāksmes mērķis, jūs būsiet vairāk iesaistījies, zināsiet, ko iepriekš sagatavot, un zināt, kādi ir vēlamie sanāksmes rezultāti.

7. Turiet sapulci piecēlies

Raksta žurnālā Journal of Applied Psychology autori atklāja, ka sēdes sēdes bija par 34% ilgākas nekā stand up sanāksmes.^[4]

Ja atklājat, ka jūsu sēdes nav tik produktīvas, kā jūs tām vēlētos, mainiet lietas un aiciniet visus dalībniekus nostāties.

8. Padariet sanāksmes īsākas

Ja jums ir skaidrs sapulces mērķis un darba kārtība, jums vajadzētu saprast, cik ilgi sanāksmei vajadzētu ilgt.

Daudzās sapulcēs, kuras esmu pieredzējis iepriekš, kalendāra ielūgums bija noteikts 45 minūtes vai 60 minūtes. Dažas sanāksmes faktiski beidzās agrāk, taču, tā kā laika grafiks bija noteikts uz noteiktu laiku, sanāksme turpinājās bez reāla iemesla.

Sāciet noteikt sapulces ar īsāku laika periodu - 30 minūtes vai 40 minūtes - un pārbaudiet, vai sapulces kļūst produktīvākas un efektīvākas.Reklāma

Mūsu uzmanības ilgums un enerģijas līmenis var sākt samazināties, jo ilgāk notiek sanāksme.

9. Sākt un beigt laikā

Neviens nevēlas, lai viņu turpina gaidīt, kad sākas sapulces, un viņam ir jāpārplāno laiks, ja sapulces tiek pārsniegtas.

Ja jūs vadāt sapulces, kas sākas laikā un beidzas laikā, dalībnieki zina, ko sagaidīt, un zina, ka ieradīsies laikā.

Ja komandas locekļi izvēlas neierasties laikā, var būt saprātīgi organizēt atsevišķu tikšanos ar šo personu, lai būtu skaidrs, ka jūs sagaidāt, ka viņi ieradīsies laikā.

10. Mainīt vidi

Ja atklājat, ka sapulces norit lēnām vai kļūst novecojušas, varētu būt laiks mainīt savu vidi.

Man ir bijušas dažas no manām visproduktīvākajām sanāksmēm, vienkārši atstājot biroju un dodoties uz iedvesmojošu vietu, vai sarīkojot sanāksmi vai divas vietējā parkā.

Apakšējā līnija

Tikšanās nepazūd. Tie ir neizbēgama un būtiska korporatīvās un biznesa dzīves sastāvdaļa.

Bet, lai nodrošinātu, ka tās nav tikai laika izšķiešana un ir efektīvs veids, kā sadarboties un strādāt, lai sasniegtu un sasniegtu galvenos mērķus un projektus, mums sanāksmes jāveido tā, lai tās būtu vērtīgas, produktīvas un sniegtu taustāmus rezultātus.

Mums jāiemācās produktīvi un efektīvi vadīt komandas sapulces.

Ja rīkosities pēc manis izstrādātajiem padomiem un stratēģijām par to, kā vada komandas sapulces visproduktīvāk, jūs nodrošināsiet, ka jūs maksimāli izmantojat visu telpā esošo cilvēku stiprās puses un garīgo enerģiju.

Jūsu sapulces vairs nebūs tas, no kā jūs un jūsu komanda baidāties vai mēģināt izvairīties. Tā vietā sanāksmes kļūs par veidu, kā atjaunot saikni, kļūt radošam, izlemt par stratēģiju, saņemt atbalstu, svinēt progresu un radīt produktīvu impulsu.

Vairāk resursu par darba ražīgumu

• 15 sanāksmju rīkošanas noslēpumi, piemēram, pasaules vadošākie uzņēmumi
• Cīnās ar produktivitāti darba vietā? 12 padomi, kā paveikt vairāk
• Delegācijas uzmanīgā māksla
• Kā būt produktīvākam: 4 mazi uzlabojumi, kas 10 reizes palielinās jūsu produktivitāti
• 12 produktīvas tikšanās noslēpumi, kas jums jāzina

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: Kampaņas veidotāji vietnē unsplash.com

Atsauce