Kvītis atrodu trakākajās vietās: es tās atrodu ne tikai makos un somiņās, bet arī nereti mēdz tās izķert no kartotēkas vai aiz dīvāna. Galu galā šīs sīkās papīra lapiņas var aizbraukt prom, kad tiek pagriezta mugura. Vienīgais veids, kā tos uzturēt, ir vienkārša organizatoriskā sistēma. Gadiem ilgi klasiskā pieeja bija kurpju kaste, kas pilna ar kvītīm. Tas ir lielisks veids, kā nodrošināt, ka visi mūsu papīra gabali atrodas vienā vietā, taču tas tomēr atstāj vēlamo. Nāc nodokļu sezonā, mēs iegūstam izvēli - nodot šo kasti grāmatvedim vai pašiem šķirstīt. Reklāma

Ir arī citi plāni, kas var būt jēgpilnāki: ar nelielu tehnoloģiju palīdzību mēs varam novērst lielu darbu, kas saistīts ar izdevumu izsekošanu. Tālāk norādītās iespējas var vienkāršot situāciju un padarīt vienmērīgāku nodokļu sezonu.

1. Turieties pie plastmasas

Ja jūs varat veikt visus savus pirkumus ar kredītkarti vai debetkarti, iespējams, varēsit novērst kvīšu kolekciju. Lielākā daļa grāmatvedības programmatūras pakotņu var izgūt jūsu konta informāciju saviem kontiem - un zināmā mērā to interpretēt. Lai gan pilnībā paļauties uz kartes izrakstiem, ir daži trūkumi. Lielākā daļa konkrēti nenosaka tikai to, ko esat iegādājies, un var būt grūti atcerēties, vai konkrēts maksājums grāmatnīcā pagājušajā gadā bija izglītības izdevums. Skaidrā naudā maksājumus var veikt arī ar lielu sistēmas uzgriežņu atslēgu - ir daudz iespēju izdevumiem, kas jums jāievēro, lai izsekotu, ka tie būs tikai skaidrā naudā (domājiet, sadalot maltīti ar klientu). Ir arī citas specifiskas problēmas, kas saistītas ar to, vai jūs nolemjat izmantot debetkarti vai kredītkarti.Reklāma

Tomēr jūs varat anotēt savus izdevumus lielākajā daļā grāmatvedības programmu, lai gan, kamēr jūs sekojat līdzi saviem kvītiem, jūs varat izvairīties no kvīšu organizēšanas un kategorizēšanas pēc 1 reizi mēnesī. Tas nav ideāls risinājums, taču tas neliks jūsu grāmatvedim sarauties tā, kā to dara kvīšu kurpes.

2. Izvēlieties pakalpojumu

Par maksu, tādi pakalpojumi kā Shoeboxed viņi paņems jūsu kvītis un skenēs. Viņi izmanto sistēmu, kas ne tikai atpazīst tekstu un ievieto to formātā, kuru varat izmantot, bet tā var arī automātiski kategorizēt jūsu kvītis. Tā kā Shoeboxed un citi pakalpojumi parasti darbojas katru mēnesi, to kvīšu skaits, kuras jūs varat skenēt no šī brīža līdz 15. aprīlim, var būt mazs. Tomēr jūs varat veikt īsu kvīšu šķirošanu un novērst visus tos, kas faktiski neietekmē jūsu nodokļus: pārtikas preces, filmas un citas lietas, iespējams, nav nepieciešams skenēt, ja vien jūs nedarbojaties, lai saņemtu visus savus izdevumus un savus izdevumus. budžets tiek kontrolēts.Reklāma

Šādu pakalpojumu cenas var atšķirties. Shoeboxed ir plāni, kuru cena ir no 9,95 USD mēnesī līdz 49,95 USD - es uzskatu, ka tas ir darījums. Tas ir ievērojami lētāk nekā maksāt kādam, kurš skenē jūsu kvītis.

3. Pats ieskenējiet kvītis

No pirmā acu uzmetiena var šķist, ka skenēšana jūsu pašu kvītīs ir solis atpakaļ no maksas par pakalpojumu, lai to izdarītu jūsu vietā. Bet ar pareizo aprīkojumu jūs varat diezgan daudz automatizēt procesu mājās. Šajā gadījumā pareizais aprīkojums ir skeneris, kas paredzēts tieši kvītīm: es to izmantoju NeatReceipts sistēmā, un patiesībā tas ir vieglāk nekā iesaiņot kvītis un izsūtīt tos. Es apsēžos pie televīzijas šova vai filmas un ievedu kvītis skenerī. Tā optiskā rakstzīmju atpazīšana ir ļoti laba - lielākajai daļai kvīšu skeneris iegūst visu būtisko informāciju un ievieto to tādā formātā, lai es to varētu ievietot grāmatvedības programmatūrā (kā arī saglabāt to kā PDF).Reklāma

Tas, vai cenu zīme, kas nāk kopā ar skenera iegādi tikai jūsu kvītīm, ir tā vērts, var būt atkarīgs no tā, cik daudz kvīšu plānojat apstrādāt: atkarībā no tā, kur jūs paņemat skeneri, cena var būt lielāka par gada pamata izmaksām plāns Shoeboxed - bet mazāks nekā vidēja līmeņa plāns. Izmantojiet to ilgāk par gadu vai skenējiet ar to vairāk kvīšu, nekā atļauts pakalpojums, un patiesībā tas nemaz nav tik dārgs. Ja vien esat saņēmis kvīti, jūs, iespējams, varēsit norakstīt skeneri no saviem nodokļiem.

4. Vecās skolas apmeklēšana

Ja jūs nevēlaties tērēt naudu rīkiem vai pakalpojumiem, lai parūpētos par jūsu kvītiem, vienmēr tiek izmantota vecās skolas pieeja. Jūs varat ievadīt kvītis programmā Excel vai citā grāmatvedības opcijā ar roku. Bet ir vērts atzīmēt, ka šāda pieeja nav dārga tikai laika ziņā: tā prasa lielāku disciplīnu, nekā lielākā daļa cilvēku ir gatavi veltīt kvīšu pārvaldībai. Ja jūs kaut nedaudz atpaliekat, var šķist absolūti neiespējami panākt.Reklāma

Citi pakalpojumi un rīki

Es pieminēju rīkus un pakalpojumus, kurus man patiesībā ir bijusi iespēja izmantot, un atradu uzticamus. Bet es zinu, ka ir daudz citu iespēju - ja esat izmantojis pakalpojumu vai rīku, lai kārtotu savas kvītis, kas jums īpaši patika, lūdzu, kopīgojiet saiti komentāros.