KĀ IZVEIDOT UZDEVUMU SARAKSTU, KAS LIELISKI PALIELINA JŪSU PRODUKTIVITĀTI

Ir pulksten 6:00, un jūs tikko pamodāties. Pēc dušas ir pienācis laiks ēst brokastis, uzzināt ziņas, lasot rīta avīzi, un pēc tam sākt savu darbu. Jūs jūtaties atvieglinātas un laimīgas. Jums ir ļoti lielas cerības uz šo dienu, un jūs vēlaties būt pēc iespējas produktīvāks ar savu darāmo darbu sarakstu.

Ātri uz priekšu līdz pulksten 14 tajā pašā dienā. Jūs strādājat steigā, un jums tikko bija iespēja ieturēt pusdienu pārtraukumu. Aizņemtā grafika dēļ jūs sākat justies mazliet saspringts un noguris. Turklāt šķiet, ka jums ir jāatgriežas pie noteiktiem uzdevumiem un tie jālabo, jo jums nebija laika tiem pareizi pievērsties.

Jūs vēlaties atrast atiestatīšanas pogu, lai jūs varētu sākt savu dienu no jauna ar citu stratēģiju.

Tas, ko jūs, iespējams, pieredzējāt, bija šāds: jūs ieplānojāt dienu iepriekšējā vakarā un jutāt, ka esat visu savu uzdevumu izpildē. Tomēr lietas sāka noiet greizi, kad jūs nepārtraukti pievienojāt uzdevumus savam sarakstam, un visbeidzot jūsu uzdevumu saraksts bija daudz jūdžu garš. Jūsu darāmo darbu sarakstā bija arī uzdevumi, kurus bija gandrīz neiespējami paveikt vienā dienā.

Otrs punkts, kas veicināja jūsu drudžaino un saspringto dienu, nebija izpratne par to, cik daudz laika vajadzēs konkrēta uzdevuma izpildei un kad tas būs jāveic. Ja jums būtu šī informācija, būtu vieglāk noskaidrot pareizo uzdevuma izpildes laiku.

Visbeidzot, jūsu plānos patiešām nebija elastības. Jūs aizmirsāt pievienot buferi starp uzdevumiem un saprast, ka noteikti uzdevumi ir daudz lielāki nekā tie, kas šķiet ārpusē.

Bet jūs zināt, ko - tikai šie iemesli nebija jūsu stresa un aizņemtības galvenais iemesls. Turpiniet lasīt, lai uzzinātu, kas tas bija.

Satura rādītājs

Ko cilvēki kļūdās par uzdevumu sarakstu
Liela uzdevumu saraksta sastāvdaļas
Kā izveidot uzdevumu sarakstu, kas palielina jūsu produktivitāti
Apakšējā līnija
Vairāk produktivitātes padomu

Ko cilvēki kļūdās par uzdevumu sarakstu

Vai jūs tiešām zināt, kas jums jādara?

Cik daudz laika jūs faktiski pavadījāt savas dienas plānošanai - vai tas bija tikai 5 minūtes, kamēr televizors jūs novērsa?

Ja tā, tad tas, iespējams, bija lielākais iemesls, kāpēc jūsu diena kļuva tik saspringta.Reklāma

Plānojot savas dienas, jums vajadzētu patiesi saprast uzdevumus, kurus gatavojaties veikt, un to, kas nepieciešams to izpildei. Tas ir nepieciešams, it īpaši ar svarīgiem uzdevumiem, jo jūs varat gūt panākumus ar vissvarīgākajiem uzdevumiem.

Laika trūkums, kas pavadīts plānošanai, tiks parādīts arī kā pārāk daudz lielu uzdevumu, kas ievietoti jūsu ikdienas sarakstā. Ja neesat sadalījis uzdevumus mazākos gabalos, visticamāk, ka jūs tos nedarīsit dienas laikā. Tas savukārt liek jums pārspēt sevi par to, ka neesat izpildījis savu uzdevumu sarakstu.

Visbeidzot, neuztveriet uzdevumu saraksta izveidi kā kādu sekundāru lietu, kuru mēģināt izdarīt pēc iespējas ātrāk. Patiesībā, pievēršot lielāku uzmanību nākamās dienas uzdevumu sarakstam, visticamāk, ka saraksts būs reālistisks un jums mazāk stresa.

Liela uzdevumu saraksta sastāvdaļas

Kad es runāju par labu uzdevumu sarakstu, es uzskatu, ka šīs īpašības ir tā daļa:

Līdzsvarots

Uzdevumu sarakstā ir gan svarīgi, gan mazāk svarīgi uzdevumi. Atzīsim: lai gan mēs visi vēlētos strādāt tikai ar svarīgiem uzdevumiem (piemēram, ar mērķiem saistītiem), mums ir jārūpējas arī par mazāk svarīgiem uzdevumiem (piemēram, uzdevumu veikšana, rūpes par jūsu mājsaimniecību vai citas ikdienas lietas) ).

Pietiekami elastīga

Kas notiek, kad esat izplānojis uzdevumu, bet nespēj par to parūpēties? Vai jums ir izstrādāts plāns B? Ja nē, mēģiniet noskaidrot alternatīvo darbību, kuru varat veikt šajos scenārijos.

Laiks pārejām

Saprotiet, ka pārejas laiki arī apēd jūsu laiku. Pārliecinieties, ka, plānojot uzdevumu sarakstu, šis laiks ir iekļauts arī jūsu plānos. Starp uzdevumiem pievienojot papildu buferi, saraksts kļūs elastīgāks un reālistiskāks.

Vienai dienai nav pārāk daudz uzdevumu

Ir grūti precīzi norādīt, cik daudz uzdevumu jums vajadzētu būt ikdienas sarakstā. Tas ir atkarīgs no jūsu situācijas, taču es esmu gatavs teikt, ka visam no 5 līdz 10 uzdevumiem vajadzētu pietikt vienai dienai.

Saprotiet, ka noteikti uzdevumi ir ļoti ātri, tāpēc ir vieglāk iekļaut vairāk un organizēt uzdevumus noteiktās dienās. Vienkārši pārliecinieties, ka sarakstā ir arī svarīgi uzdevumi, lai jūs varētu turpināt darbu ar lielākiem projektiem.

Aizsardzības vairogs

Apkārt uzdevumu sarakstam izveidojiet aizsardzības vairogu, lai pēc iespējas mazāk uzdevumu varētu nokļūt jūsu sarakstā un lai jūsu sarakstā esošo dienu skaits nepalielinātos.Reklāma

Pirmajā gadījumā mēģiniet novērst avotus saviem uzdevumiem. Tas tiek darīts, samazinot jūsu saistības un ierobežojot jūsu rīcībā esošos projektus. Fakts ir tāds, ka jo vairāk jums ir saistību (vai projektu), jo lielāka iespēja, ka tās nonāks kā jūsu ikdienas saraksta uzdevumi.

Otrajā gadījumā izveidojiet savu sarakstu kā slēgtu. Es uzzināju šo jēdzienu, lasot Dariet to rīt un citi laika pārvaldības noslēpumi autors Marks Forsters. Lai izveidotu slēgtu uzdevumu sarakstu, jums atliek tikai uzzīmēt līniju zem saraksta pēdējā uzdevuma.

Kad esat to izdarījis, dienas laikā jums nav atļauts pievienot jaunus uzdevumus savam sarakstam. Tas nodrošina, ka uzdevumu skaits, ņemot vērā dienu, faktiski samazinās.

Kā izveidot uzdevumu sarakstu, kas palielina jūsu produktivitāti

Lai izveidotu sarakstu, ko jūs faktiski varat paveikt nākamajā dienā , rīkojieties šādi:

1. Novērst nevajadzīgus uzdevumus

Izpildiet savas saistības un izlemiet, vai jums katra no tām patiešām ir nepieciešama.

Piemēram, es biju aktīvs mūsu vietējā datoru kluba biedrs manā dzimtajā pilsētā, bet tad es sapratu, ka man vairs nav pietiekami daudz laika šai aktivitātei. Lai arī es joprojām esmu kluba biedrs, es vairs nepiedalos tā darbībās. Tas ir novērsis uzdevumus, kas saistīti ar šo apņemšanos.

2. Nesteidzieties, lai sastādītu sarakstu

Nesteidzieties ar uzdevumu saraksta izveidi - pavadiet kādu laiku plānošanas fāzē. Ja nepieciešams, izolējiet sevi plānošanas daļai, dodoties uz atsevišķu istabu jūsu mājās (vai pat dodoties ārā). Tādā veidā jūs faktiski varat pārdomāt uzdevumus, pirms tos ievietojat savā uzdevumu sarakstā.

Mēģiniet pavadīt vismaz 15 minūtes kopā ar savu sarakstu, kad to plānojat.

3. Pārvietojiet svarīgus uzdevumus uz sākumu

Plānojot dienu, pārliecinieties, ka svarīgākie uzdevumi ir saraksta sākumā. Tas nodrošina, ka jūs veicat šos uzdevumus pēc iespējas ātrāk.

Piemēram, kā blogeris es pārliecinos, ka man saraksta sākumā ir satura veidošanas uzdevumi. Tiklīdz es pamostos, es nekavējoties uzbrucu šiem uzdevumiem, un tie tiek paveikti, pirms es eju uz darbu.Reklāma

4. Izsekojiet atkārtotos uzdevumus

Jums var būt atkārtoti uzdevumi jūsu sarakstā, bet vai jūs zināt, cik daudz laika tie prasa, lai tos izpildītu?

Ja tas nenotiek, pārliecinieties, ka esat kādu laiku izsekojis, lai to noskaidrotu. Tas palīdz labāk plānot savu dienu, jo jūs zināt, cik daudz laika prasa uzdevums un vai jūsu grafikā ir noteikts laika posms, kad uzdevumu varētu izpildīt.

5. Sērijveida uzdevumi

Apskatiet savu sarakstu un uzziniet, vai ir līdzīgi uzdevumi, kurus varat paketēt. Tādā veidā jūs varat ātrāk un vienkāršāk izslēgt noteiktus uzdevumus no sava saraksta.

6. Detalizētāk definējiet uzdevumus

Neiekļaujiet sarakstā tikai tādu uzdevumu kā vietnes izveide; pārliecinieties, ka uzdevums ir sadalīts mazākos gabalos. Jo mazāki ir uzdevumi, jo vieglāk tos izpildīt pirms noteiktā termiņa.

7. Veiciet iepriekšēju sagatavošanās darbu

Noteikti sagatavojieties noteiktiem uzdevumiem iepriekš.

Piemēram, es rakstu savu viesu ziņu kontūras svētdienās, lai man būtu vieglāk (un ātrāk) sākt rakstīt faktiskās ziņas, kad pamostos. Ar nelielu sagatavošanās darbu es paātrinu darbu un pārliecinos, ka uzdevumi tiek paveikti, kad pienāk īstā diena.

8. Automatizējiet apkopi

Protams, jūs varētu izmantot pildspalvas un papīra pieeju savam personīgo darāmo darbu sarakstam, taču mēģiniet izmantot arī tehnoloģiju priekšrocības. Patiesībā mēģiniet atrast rīku, kas rūpējas par jūsu uzdevumu saraksta uzturēšanu. Mans vēlamais rīks ir Nozbe , bet ir citas uzdevumu pārvaldības lietotnes arī tu vari pamēģināt.

9. Ziniet savus uzdevumu veidus un grafiku

Visbeidzot, plānojot dienu, uzdodiet sev šādus jautājumus:

Kas man vēl ir manā grafikā?

Šis jautājums attiecas uz jūsu personīgo grafiku. Piemēram, ja ceļojat, pārliecinieties, ka jūsu saraksts atspoguļo šo faktu. Nemēģiniet pārpildīt sarakstu ar pārāk daudziem uzdevumiem, jo, visticamāk, jūs paveiksiet tikai daļu no tiem.

Vai uzdevums ir vārtsargs?

Šis jautājums jautā, vai uzdevums bloķē citus izpildāmos uzdevumus.Reklāma

Ik pa laikam mums varētu būt uzdevums, par kuru vispirms ir jārūpējas. Pēc tam, kad esat to izdarījis, tikai tad jūs varat rūpēties par šādiem uzdevumiem.

Koncentrējoties uz uzdevumu saraksta izveidošanu mērķtiecīgi, varēsiet viegli pamanīt vārtsargus.

Vai manā sarakstā ir aisbergi?

Šis jautājums jautā, vai jūsu uzdevums patiesībā ir daudz lielāks nekā šķiet. Dažreiz, kad sākat strādāt ar kādu uzdevumu, jūs drīz saprotat, ka tas ir daudz lielāks nekā sākotnēji domājāt (salīdziniet tos ar aisbergiem, kur virs ūdens atrodas tikai aisberga gals, bet lielākā daļa ledus atrodas zemāk) .

Vēlreiz, kad izveidošanas posmā pietiekami koncentrējaties uz uzdevumu sarakstu, ir vieglāk pamanīt šos aisbergus un sadalīt uzdevumus mazākos, vieglāk pārvaldāmos gabalos.

Vai uzdevums nav novēršams uzmanību?

Ne visi uzdevumi ir izveidoti vienādi: daži pieļauj lielāku uzmanību, bet citi prasa visu jūsu uzmanību.

Piemēram, es varu pārbaudīt savu čivināt straumi vai veikt vienkāršu emuāra uzturēšanu, pat atrodoties ģimenes lokā. Šie uzdevumi ir novēršami no uzmanības novēršanas, un es varu par tiem rūpēties, pat ja man nav pievērsta visa uzmanība.

Apakšējā līnija

Ja jums joprojām ir grūti paveikt ikdienas uzdevumus to uzdevumu sarakstā, pārliecinieties, ka analizējat iemeslus, kāpēc tas notika. Ja kaut kas, nepārspējiet sevi par to, ka neesat pabeidzis savu uzdevumu sarakstu.

Neviens nav ideāls, un mēs varam mācīties no savām kļūdām.

Lai izveidotu lielisku uzdevumu sarakstu, ir nepieciešama neliela prakse. Tomēr, kad jūs iemācīsities salikt visus gabalus, viss izskatīsies daudz labāk, un jūs kopumā būsiet produktīvāks.