Tikšanās viens pret vienu ir izšķirošs un bieži nepietiekami novērtēts vadības rīks.

Tas ir ne tikai godīgs veids, kā sazināties ar darbiniekiem un dalīties ar viņiem nepieciešamo informāciju, bet arī lielisks veids, kā dzirdēt viņu atsauksmes.

Kas ir vēl svarīgāk - viena sanāksme ir iespēja veidot darbinieka pieredzi un uztveri par jums kā priekšnieku. Daudzos gadījumos tas, ko viņi domā par jums un jūsu vadības stilu, tiks atspoguļots arī viņu viedoklī par visu jūsu pārstāvēto uzņēmumu vai organizāciju.

Efektīva individuālas sapulces vadīšana ir prioritāte jums kā vadītājam vai komandas vadītājam. Šajā rakstā izklāstītie 11 padomi palīdzēs jums maksimāli izmantot šo izšķirošo laiku.

1. Iegūstiet pareizo domāšanu

Pareiza viena sesija sākas jau pirms sapulces, kad jūs sagatavojat piezīmes un attieksmi pret to.

Redzot, ka tikšanās vienā pretī ir nevēlama izklaidēšanās jūsu aizņemtajā dienā, jūs tālu nenonāksiet.

Tā vietā veltiet dažus mirkļus, lai iztīrītu prātu un koncentrētos uz cilvēku, ar kuru jūs gatavojaties iepazīties.

Vispirms pārskatiet iepriekšējās individuālās piezīmes ar šo darbinieku, apskatiet viņu jaunāko snieguma statistiku, atzīmējiet visas sūdzības vai uzslavas, ko esat saņēmis par viņu.

2. Padariet sapulces viens pret vienu par parastu lietu

Viens pret vienu biežums lielā mērā ir atkarīgs no uzņēmuma lieluma un vadības stila. Daži avoti apgalvo, ka šādām sanāksmēm vajadzētu būt katru nedēļu, savukārt citi apgalvo, ka divreiz nedēļā vai mēnesī paredzētais grafiks izdos šo triku.

Laba ideja ir noteikt nākamo atkārtoto sanāksmi katras pašreizējās sanāksmes beigās, lai abas puses varētu to plānot jau iepriekš.

Padomājiet par biežumu un ilgumu, kas ne jums, ne jūsu darbiniekiem nešķiet pārāk daudz, bet tomēr būtu pietiekami, lai visus noturētu un uzturētu nepārtrauktu kontaktu.Reklāma

Jaunajiem darbiniekiem vajadzētu būt viens pret vienu biežāk, vismaz reizi nedēļā vai divās nedēļās.

Atkārtotas sesijas pa vienam padara atgriezeniskās saites apmaiņu par rutīnu un veicina godīguma kultūru. Turklāt regulāras personiskas sarunas liek darbiniekiem justies saprotamiem, uzticamiem un novērtētiem uzņēmumā - tādējādi veicinot viņu iekšējo motivāciju.

3. Nosakiet sapulču laika ierobežojumu

Ieplānojiet pietiekami daudz laika šīm sarunām, taču nepagariniet tās arī pārāk ilgi.Neviens negaidīs tikšanās, kas zaudēs uzmanību un vienkārši ieilgs mūžīgi.

Optimālais katras sesijas ilgums ir atkarīgs arī no šo sanāksmju biežuma - piemēram, ja tiekaties katru nedēļu, var pietikt ar 30 minūšu sesiju. Ja tiekaties reizi divās nedēļās vai mēnesī, 60 minūtes varētu būt efektīvākas.

Veiksmīgi vadītāji, piemēram, Endijs Grovs, Intel līdzdibinātājs un bijušais izpilddirektors, ir ieteikuši veikt viens pret vienu, kas ilgst vismaz vienu stundu: ”

Viss, kas man ir mazāks, pēc manas pieredzes mēdz likt padotajam aprobežoties ar vienkāršām lietām, kuras var ātri tikt galā.

4. Izveidojiet apspriežamo tēmu sarakstu

Vispārējs sapulces plāns vai struktūra varētu palīdzēt sākt sarunu - īpaši dažās pirmajās sanāksmēs. Tomēr jums nav jāpieturas pie plāna neatkarīgi no tā. Skatiet to drīzāk kā atsauci, kas var palīdzēt gadījumā, ja saruna iestrēgst vai novirzās pārāk tālu no tēmas.

Sanāksmju darba kārtība var būt noderīga arī tad, ja darbinieks ir intraverts un, visticamāk, pats nerunās.

Piemēram, jūs varat sagatavot trīs līdz piecas tēmas, par kurām jūs visvairāk interesējat zināt. Vai arī jūs varat paturēt sev priekšā jautājumu sarakstu, taču atcerieties būt elastīgam - jums nav jāuzdod visi, ja saruna rit dabiski.

Dažas idejas jautājumiem, kas, iespējams, radīs rūpīgas atbildes:

• Kuru dienas daļu jūs jūtaties visproduktīvāk? Vai jums šķiet, ka, lai uzlabotu savu pašsajūtu un produktivitāti, jums būtu nepieciešams cits darba grafiks?
• Kādi ir jūsu jaunākie sasniegumi, kas liek lepoties?
• Vai jums ir kādi ieteikumi, kas varētu palīdzēt mums labāk strādāt komandā?
• Vai komandā ir kāds, ar kuru ir grūti strādāt? Vai jūs varētu paskaidrot, kāpēc?
• Kurš no jūsu uzdevumiem jūs iesaista un iedvesmo? Vai ir veids, kā padarīt jūsu ikdienas uzdevumus saistošākus?
• Kādas ir jūsu pašreizējā projekta galvenās vājās vietas? Vai es varu kaut kā palīdzēt to pārvietot?
• Kādas ir lietas, kas jūs satrauc darbā vai biroja vidē kopumā? Vai jūs kādreiz esat juties šeit nenovērtēts?
• Vai jums liekas, ka darbā mācāties pietiekami daudz? Par kurām jomām jūs vēlētos uzzināt vairāk?
• Ko es varu darīt, lai uzlabotu savu vadības stilu vai lai labāk jūs atbalstītu?
• Pie kādiem projektiem vai uzdevumiem jūs būtu ieinteresēts strādāt tālāk?

Pro tips: Reklāma

Google bijušais izpilddirektors Ēriks Šmits mēdza sākt savus individuālos, salīdzinot viņa sarakstus ar tiem, kurus viņa darbiniekiem lūdza sagatavot pirms sanāksmes.^[1]Abos sarakstos atrastajiem priekšmetiem tika piešķirta prioritāte, jo tie, iespējams, bija visaktuālākie jautājumi.

5. Saglabājiet to ikdienā un mainiet iestatījumu

Ja jūsu mērķis ir sarunāties ar savu darbinieku godīgi, nepiespiesti un sirsnīgi, padomājiet ne tikai par saviem vārdiem un ķermeņa valodu, bet arī par atmosfēru sanāksmē.

Jūsu mērķis ir būt profesionālam un produktīvam, bet ne vienmēr neērtam vai novecojušam.

Pirmkārt, atrodiet relaksējošu vietu privātai sarunai. Mājīgas mēbeles, siltas krāsas, biroja augi vai pat atšķirīgs skats no loga var rosināt jaunas idejas un ierosinājumus. Bet jums pat nav jāpieturas pie sanāksmju telpas - kāpēc gan neiet pastaigāties vai iedzert kafiju tuvējā kafejnīcā?

Produktivitātes izsekošanas programmatūras izpilddirektors DeskTime, Artis Rozentāls uzskata, ka tikšanās viens pret vienu jānotiek ārpus ierastajiem biroja ierobežojumiem:

Es atrodu iespēju iet garākās pusdienās ar katru no maniem komandas locekļiem, lai visu pārrunātu neformālā gaisotnē.

Viņš piebilst, ka neoficitāte nenozīmē, ka tikšanās notiek bez sagatavošanās.

Pirms sapulces es sastādīju aktuālos jautājumus un datus un dalos ar tiem ar attiecīgo darbinieku, lai mēs abi nāktu sagatavoti un sarunātos ar auglību.

6. Koncentrējieties uz darbinieku

Darbiniekam ir jāpievērš galvenā uzmanība sarunās. Slavenais amerikāņu uzņēmējs un autors Bens Horovics iesaka vadītājam runāt tikai 10% gadījumu , atstājot pārējo sarunu ar komandas biedru.

Atcerieties - kā varas pozīcijā esošam cilvēkam jums vajadzētu atcelt savu ego malā un pēc iespējas labāk atbalstīt savu darbinieku.

Ideālā gadījumā saruna ritēs dabiski, neatkarīgi no tā, kas viņam vai viņai ir svarīgi. Ja tas tā nav, uzdodiet atklātus jautājumus, kas varētu viņiem palīdzēt izstrādāt savu nostāju un izteikt atsauksmes (skat. 4. padomu).Reklāma

7. Klausieties kā jūs to domājat

Jūsu uzdevums ir ne tikai ļaut darbiniekam runāt. Tas ir arī aktīvs klausīšanās. Tas nozīmē, ka jūs neklausāties tikai tāpēc, lai būtu pieklājīgi. Jūs patiesībā mēģināt saprast un atcerēties visu, kas tiek kopīgots.

Daži aktīvās klausīšanās paņēmieni:

• Palieciet atvērts, pārliecināts un uzklausiet cilvēku, neizdarot vienpusējus secinājumus.
• Parādiet darbiniekam, ka jūs pievēršat uzmanību, un laiku pa laikam apkopojiet viņu teikto.
• Vēlreiz pārbaudiet, vai pareizi saprotat dažus apgalvojumus, lai izvairītos no pārpratumiem (piemēram, ‘Vai es pareizi sapratu, ka vēlaties, lai mārketinga komanda pievienotos šim projektam, lai izvairītos no turpmākas kavēšanās?’).
• Esiet uzņēmīgs pret visu, ko dzirdat - pat kritiku par savu uzņēmumu vai savu sniegumu.

8. Dalieties ar attiecīgo informāciju

Mēs jau minējām, ka darba devējam vajadzētu mazāk runāt un vairāk klausīties. Tomēr, ja jums tomēr ir kaut kas svarīgs sakāms, un tas ietekmē šo darbinieku personīgi vai profesionāli, sapulces viens pret otru laiks to pateikt.

Vai jūs gatavojat jaunu projektu vai stratēģiju, par kuru darbiniekam būtu jāzina? Vai jūs pārbaudāt kādu jaunu vadības taktiku un vēlaties, lai tās būtu uz kuģa? Vai jaunas izmaiņas it īpaši ietekmē uzņēmumu vai jūsu komandu?

Pārliecinieties, ka katrs darbinieks tiek turēts lokā, lai birojā neizplatītos tenkas un dezinformācija. Ja jūs viņiem personīgi izstāstīsit jaunumus, viņi arī jutīsies vairāk novērtēti un novērtēti.

9. Pierakstiet piezīmes

Visticamāk, jūs esat atbildīgs par vairāk nekā vienu vai diviem darbiniekiem, tāpēc jums nevajadzētu paļauties uz savu atmiņu, lai atzīmētu visus svarīgos punktus, ko katrs komandas loceklis izvirza.

Tomēr sapulces laikā nav ieteicams rakstīt piezīmes datorā. Kāpēc?

Ja klēpjdators ir atvērts, to var viegli iztulkot kā izklaidīgu un ne pārāk ieinteresētu sarunā.

Tātad jums būs jādara pierakstīt vecmodīgi - pierakstot tos piezīmju grāmatiņā, žurnālā vai papīra lapiņā.

Pierakstu veikšana ļauj jūsu komandas biedram redzēt, ka jūs aktīvi iesaistāties sapulcē un ka noteiktie punkti tiks ņemti vērā. Citiem vārdiem sakot - ka tas nav tikai viņu laika izšķiešana.

10. Atstājiet ar uzdevumu vai līdzņemšanu

Tāpat kā visam citam, kas saistīts ar uzņēmējdarbību, arī sanāksmēm “viens pret vienu” vajadzētu būt mērķim un rezultātam, ar kuru var rīkoties. Citiem vārdiem sakot, pārliecinieties, ka jūs, jūsu darbinieks vai, ideālā gadījumā, jūs abi atstājat ar kādu darbības priekšmetu vai veicamu uzdevumu.Reklāma

Lai to pārliecinātos, nosūtiet ātru e-pastu pēc sapulces viens pret otru, atkārtojot galvenās lietas, kuras pārgājāt. Tas nodrošinās, ka jūs abi atrodaties vienā lapā un esat informēti par nākamajiem soļiem, kas jāveic katrai pusei.

Atkārtotais e-pasts aizņems vēl dažas minūtes laika, taču neapšaubāmi tas ilgtermiņā izrādīsies noderīgs.

11. Neatstājiet novārtā viens pret vienu ar saviem attālinātajiem darbiniekiem

Mūsdienās arvien vairāk vadītāju strādā ar komandu, kas daļēji (vai pilnībā) sastāv no attāliem darbiniekiem. Ja esat viens no viņiem, ziniet to:

Tikšanās viens pret vienu ir vēl kritiskākas, ja runa ir par jūsu attālo komandu.

Kāpēc? Tā kā birojā katru dienu varat sajust savas komandas komandu. Tajā pašā laikā jums var nebūt ne jausmas par to, kā jūtas jūsu ārpakalpojumā vai attālināti darbinieki.

Startup izpilddirektors pēc pieprasījuma Drukāts , Deiviss Siksnans, pārvalda uzņēmumu ar 500 darbiniekiem, kas aptver divus kontinentus. Papildus ceturkšņa sanāksmēm visiem darbiniekiem viņš pieprasa, lai vadītāji regulāri rīkotos viens pret katru no saviem komandas locekļiem,^[divi]papildus darbības pārskatiem reizi divos gados.

Viņš norāda:

Tas ir lielisks veids, kā parādīt, ka vadītājiem rūp darbinieka sniegums un labklājība. Parādās tēmas, kas citādi nerastos regulārā diskusijā, piemēram, kāda mūzika tiek atskaņota birojā.

Santa Lice-Krūze, Printful Latvia personāldirektore, piekrīt Deivisam un reklāmām:

Sarunas jāveido, pamatojoties uz pārredzamību un savstarpēju uzticēšanos. Šis ir laiks, lai vaicātu, kā cilvēkam klājas, par viņa un viņas darba un dzīves līdzsvaru, veselību, ārpus darba aktivitātēm utt. Jums noteikti jājautā, vai un kā jūs varat palīdzēt.

Skatiet aci pret aci ar saviem darbiniekiem

Kā vadītājam jums jābūt konsekventam visā, ko darāt - un sapulces viens pret otru nav izņēmums. Viņiem nav jānotiek katru dienu vai pat katru nedēļu, bet jums ir jāapņemas viņus apņemties katru reizi.Reklāma

Atcerieties - jūsu galvenais mērķis ir atbalstīt darbinieka sniegumu. Regulāra personiska tērzēšana ar katru no cilvēkiem, kas jums ziņo, palīdzēs jums redzēt darbinieku iesaistīšanās pieaugumu. Tas, visticamāk, uzlabos uzņēmuma kultūru un paaugstinās visa uzņēmuma produktivitāti.

Vairāk padomu par līderību

• 5 līderības veidi, kas palīdz izveidot augstas veiktspējas komandu
• Apgūstiet šīs 10 vadības prasmes, lai kļūtu par spēcīgu līderi
• Līderība vs vadība: vai viens ir labāks par otru?
• 15 labākās grāmatas par līderību, kas jāizlasa katram vadītājam, lai gūtu panākumus

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: rawpixel, izmantojot unsplash.com

Atsauce